Resumen del libroOrganízate con eficacia, por David Allen

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¿Sientes que siempre estás jugando a ponerte al día con tu lista de tareas pendientes? ¿Nunca tiene suficientes horas al día?

El programa Organízate con eficacia (GTD) está diseñado para ayudarte a hacer las cosas que tienes que hacer con menos tiempo, energía y esfuerzo para que puedas hacer más de las cosas que quieres hacer.

El quid del sistema GTD consiste en almacenar todas las tareas, recordatorios y notas que rebotan en tu cerebro en un sistema de organización externo para liberar tu energía mental y centrarte realmente en la tarea que tienes entre manos. Tu cerebro es muy bueno creando y procesando cosas, pero no recordándolas, así que intentar tenerlo todo en la cabeza te priva de energía para hacer lo que mejor sabe hacer.

Con el sistema GTD, registrarás todas las tareas y recordatorios en listas, archivos y calendarios. Serás consciente y tendrás el control de toda tu carga de trabajo para poder estar plenamente presente en cada momento sin la molesta sensación de que deberías estar haciendo otra cosa.

Los cinco pasos del sistema GTD son:

1. Capta todos los problemas e ideas que acaparan tu atención.
2. Aclare qué significa cada una y qué debe hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y acciones que has aclarado.
4. Reflexiona sobre todo lo que tienes delante para elegir qué abordar a continuación.
5. Comprométase con la tarea (hágala).

Cuando empieces, tendrás una gran acumulación mental de elementos que capturar y procesar, y esto te llevará una buena cantidad de tiempo. Cuando lo hayas hecho una vez, tendrás todos los elementos en el lugar adecuado. Después, de forma regular (por ejemplo, a diario), seguirás los cinco pasos para capturar y procesar nuevos elementos, y luego decidirás qué quieres hacer ese día.

Paso 1: Captura

El primer paso es capturar cada idea, recordatorio y dato y sacarlo de tu cabeza. Capta todo, lo grandey lo pequeño, a corto y a largo plazo, cualquier cosa en tu vida que sientas que debería ser diferente y que tengas alguna motivación o compromiso para cambiar (cualquier cosa, desde ideas de estrategia profesional hasta un recordatorio para arreglar ese cacharro que tienes en el cajón de los trastos viejos).

Cuando adquieres el hábito de capturarlo todo, puedes confiar en que nada se te escapará. Los demás verán tu diligencia y aumentará su confianza en ti; además, crecerá tu confianza en ti mismo y tu seguridad para lograr cosas.

Revisa tu escritorio, la mesa de la cocina, el maletín y cualquier otro rincón que pueda contener una nota o un recordatorio que necesites procesar. Después, estrújate el cerebro en busca de cualquier otra idea o cabo suelto que te ronde la cabeza, ya sea sobre una reunión que acabas de tener o sobre un regalo para el cumpleaños de tu madre la semana que viene.

Pon todo en tu bandeja de entrada. No te detengas a trabajar en nada más: concéntrate en capturar absolutamente todo lo más rápido posible. Cuando termines, tómate tu tiempo para evaluar cada elemento.

Paso 2: Aclarar

El siguiente paso consiste en decidir el resultado previsto para cada elemento y averiguar cuál es la siguiente acción inmediata para avanzar hacia ese resultado. La "siguiente acción" es el siguiente paso físico inmediato que puedes dar para completar un proyecto. Por ejemplo, si el elemento dice "programar reunión", tienes que decidir qué es lo siguiente que tienes que hacer para programar esa reunión: ¿Comprobar tu disponibilidad? ¿Reservar una sala de conferencias? ¿Solicitar una reunión por correo electrónico?

Esta toma de decisiones inicial aumenta tu productividad porque te obliga a determinar cómo abordar una tarea cuando la tienes delante, en lugar de esperar a que se cumpla el plazo. Aclarar las próximas acciones convierte tareas aparentemente abrumadoras en pequeñas acciones que puedes completar fácilmente y con las que te sentirás satisfecho.

En función de la siguiente acción que determine para cada elemento, podrá:

1. Tírala. Si no requiere ninguna acción y no vas a necesitar la información más adelante, tírala.
2. Guárdalo para tus archivos de referencia. Estos elementos no requieren ninguna acción, pero contienen información que puede ser útil más adelante.
3. Hazlo. Si la siguiente acción te lleva menos de dos minutos, hazla ahora.
4. Etiquétalo como proyecto. El sistema GTD define los proyectos como cualquier cosa que requiera más de un paso y pueda terminarse en el plazo de un año: desde plantar tu jardín hasta aprender un nuevo software en el trabajo. Ponle una nota adhesiva que lo etiquete como proyecto y ponlo en una pila de Pendientes.
5. Decide delegarla. Si la siguiente acción te va a llevar más de dos minutos, piensa si eres la persona más indicada para hacerla. Si no es así, pon una nota adhesiva indicando que la vas a delegar y a quién, y ponla en el montón de tareas pendientes.
6. Guárdalo para más adelante. Etiqueta como "Algún día/Tal vez" los elementos que no requieran ninguna acción ahora pero de los que quieras hacer un seguimiento en el futuro. Si quieres crear un recordatorio para reconsiderarlo en una fecha concreta, anótala para poder incluirla en tu archivo de recordatorios o en tu calendario en el siguiente paso. Coloca todos estos elementos en la pila de Pendientes.
7. Aplaza a próximas acciones. Si te va a llevar más de dos minutos y no puedes delegarla, etiquétala como "Próxima acción" y ponla en la pila de Pendientes.

He aquí un diagrama de flujo que muestra más claramente los pasos 1 a 3:

Paso 3: Organizar

En el paso de clarificación, tomaste una decisión sobre el siguiente paso para cada elemento; ahora vas a organizar los elementos en archivos, listas y elementos de calendario.

El autor propone un montón de listas y archivos diferentes con finalidades distintas, y puede resultar abrumador. De momento, céntrate en lo esencial: quecada cosa se coloque en su lugar ideal, lo que te da la seguridad mental de que has tenido en cuenta todo lo que tienes entre manos y de que estará ahí cuando lo necesites.

Aunque hayas tirado algunos objetos en el paso 2, es posible que aún te encuentres con objetos que, tras pensarlo mejor, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

Ahora toma la referencia no accionable...

Organízate con eficacia Resumen Introducción: El programa Organízate con eficacia (GTD)

El programa Organízate con eficacia (GTD) está diseñado para aumentar tu productividad y eficacia, no para que puedas exprimir aún más tu ya ajetreada vida, sino para que puedas hacer las cosas con menos tiempo, energía y esfuerzo. Cuando sientes que controlas tu vida y tu lista de tareas pendientes, puedes estar presente en cada momento sin la molesta sensación de que hay algo más que deberías estar haciendo. Cuando tu mente está despejada, puedes concentrarte y utilizar tu energía creativa para la tarea que tienes entre manos, y en tus momentos libres, puedes disfrutar plenamente de la vida sin sentirte culpable por no estar haciendo algo "productivo".

El programa GTD está pensado para que lo practiques durante toda la vida, y te graduarás continuamente hacia niveles de aplicación más avanzados. A medida que vayas consolidando las estrategias como hábitos, alcanzarás nuevos niveles de dominio para mejorar tu vida y tu productividad de nuevas formas: Una vez que el control del correo electrónico se haya convertido en algo natural, aprovecha tus habilidades (y el tiempo libre y la energía recién adquiridos) para dedicarte a una nueva afición o reforzar tus relaciones importantes.

Mientras tanto, no espere a terminar el libro para empezar a utilizar las estrategias...

Organízate con eficacia Resumen Parte 1 | Capítulo 1: Tu sistema de organización debe adaptarse a tu vida

¿Qué aspecto tiene su lista de tareas pendientes? ¿Es una mezcolanza de recordatorios, información y proyectos de todos los ámbitos de tu vida? ¿Se pone nervioso sólo de pensarlo?

En este capítulo, hablaremos de por qué su sistema actual no funciona y de cómo el programa Organízate con eficacia adopta un enfoque diferente.

Las herramientas anticuadas de gestión del tiempo no pueden hacer frente a las exigencias actuales

Los importantes cambios que ha experimentado la vida cotidiana en el último medio siglo han sobrecargado a las personas con responsabilidades laborales y personales, por lo que necesitan una forma más dinámica de gestionarlo todo.

En primer lugar, el trabajo de la mayoría de la gente ya no se limita al horario de 9 de la mañana a 5 de la tarde ni a los confines de la oficina. Hoy en día, la gente está siempre disponible por teléfono y correo electrónico, y los efectos de la globalización significan que puedes estar trabajando con personas que se encuentran a nueve husos horarios de distancia. La jornada laboral no tiene límites, así que es fácil que te robe tiempo de otras partes de tu vida.

En segundo lugar, la naturaleza del trabajo ha cambiado: de un trabajo más industrial, tipo cadena de montaje, con tareas claras y visibles, se ha pasado al llamado trabajo del conocimiento, con proyectos mucho más ambiguamente definidos. Antes, sabías cuál era tu tarea (por ejemplo, montar estas piezas) y...

Shortform Ejercicio: Captar, Clarificar y Organizar

Los bucles abiertos pueden ser mentalmente agotadores incluso antes de que hayas avanzado en la realización de la tarea. Aplica este ejercicio a tus bucles abiertos para despejar la mente y hacer las cosas.

Nombra un proyecto o tarea que te haya estado rondando por la cabeza, desde un proyecto en el trabajo hasta la planificación de tus próximas vacaciones.

Organízate con eficacia Resumen Capítulo 2: Visión general del sistema GTD

El sistema Organízate con eficacia consta de cinco pasos:

1. Capta todos los problemas e ideas que acaparan tu atención.
2. Aclare qué significa cada una y qué debe hacer al respecto.
3. Organiza las decisiones y acciones que has aclarado.
4. Reflexiona sobre todo lo que tienes delante para elegir qué abordar a continuación.
5. Comprométase con la tarea (hágala).

Dedica tiempo a cada paso individualmente, en lugar de intentar pasar por los cinco a la vez: tómate un tiempo para sentarte y capturar todo en tu cabeza, repasa y aclara todos esos elementos durante otra sesión, y así sucesivamente.

La mayoría de las personas siguen estos cinco pasos de forma natural, pero no con la eficacia que podrían. Muchas personas caen en una de estas trampas:

• No lo captan todo y dejan demasiados bucles abiertos en la cabeza.
• No se aclaran lo suficiente, por lo que tienen listas de tareas pendientes, notas y recordatorios ambiguos que no les dicen exactamente lo que tienen que hacer.
• No se organizan eficazmente, por lo que los recordatorios se pierden y las tareas no se realizan a tiempo.
• No dedican suficiente tiempo a reflexionar, por lo que tienen listas, calendarios y recordatorios sobrecargados y desactualizados.
• **Ellos abordan...

Shortform Ejercicio: Adaptar su sistema de organización

Mucha gente ya está aplicando algunos aspectos del programa GTD sin darse cuenta. Utilízalo para evaluar tu sistema actual y ver dónde podrías perfeccionarlo.

¿Cómo organiza y controla sus tareas pendientes?

Organízate con eficacia Resumen Capítulo 3: Planificación del proyecto

En la Parte 2, profundizaremos en la implantación del sistema Organízate con eficacia , pero antes, hagamos un inciso para hablar de los proyectos. Muchas de tus próximas acciones se derivarán de proyectos -que pueden ser cualquier cosa, desde adquirir una nueva impresora hasta remodelar tu casa o planificar una fusión empresarial-, por lo que es importante que sepas cómo planificarlos y ejecutarlos con eficacia.

El modo en que aborda la planificación de sus proyectos es un factor decisivo para completarlos, con éxito y sin estrés.

El método de planificación natural

Muchas personas se inclinan por métodos de planificación formales, sobre todo en contextos empresariales (por ejemplo, sesiones de planificación y software de gestión de proyectos).

Las sesiones de planificación suelen empezar con un directivo solicitando ideas para un proyecto como la planificación de una conferencia. La gente empieza a lanzar ideas sobre lugares, eventos y ponentes, pero no avanzan mucho porque sugieren ciudades y temas diferentes. El director se da cuenta entonces de que el equipo tiene que organizarse y hacer una lluvia de ideas. Pero siguen sin llegar muy lejos porque todo el mundo no está de acuerdo. Finalmente, se enfrentan a la pregunta: **"¿Cuál es la visión y el propósito? "**. Esa es la...

Shortform Ejercicio: Aplicar el método de planificación natural

Practica la aplicación del Método de Planificación Natural a un proyecto de tu vida.

Paso 1-Defina su propósito y sus principios: Piense en un proyecto en el que esté trabajando actualmente o que tenga previsto iniciar en breve. Define el propósito y los principios del proyecto.

Organízate con eficacia Resumen Parte 2 | Capítulo 4: Prepárate para el éxito GTD

Ahora que ha aprendido los modelos y los métodos, es el momento de empezar a aplicar el programa Organízate con eficacia a su vida.

Una cosa es saber lo que debes hacer y otra muy distinta hacerlo realmente, por lo que la Parte 2 ofrece algunas herramientas prácticas y de orientación para implantar el sistema GTD. Puedes implantar el sistema completo, o adoptar algunos aspectos e ir implantando más con el tiempo.

Dedicar tiempo

Tu mayor inversión de tiempo consistirá en poner en marcha el sistema GTD. A la mayoría de la gente le lleva dos días seguidos ponerlo todo en marcha: aproximadamente un día para capturar información y otro para aclararla y determinar las próximas acciones.

El proceso inicial requiere mucha energía mental, así que dedícale uno o dos días sin distracciones. Si trabajas en ello al llegar a casa del trabajo al final del día, es probable que tu energía esté demasiado agotada para captar y aclarar todo con eficacia sin caer en lagunas de conejo.

Una vez que tengas el sistema establecido y en marcha, podrás mantenerlo durante ventanas de tiempo libre mucho más cortas en tus días.

Dedicar espacio

Designe un lugar físico en su casa donde pueda gestionar su flujo de trabajo y mantener...

Shortform Ejercicio: Establece tu configuración GTD

Implantar el sistema GTD requiere algo de tiempo, espacio y las herramientas adecuadas.

Teniendo en cuenta tu agenda, ¿cuándo puedes dedicar uno o dos días a poner en marcha tu sistema GTD, idealmente sin distracciones?

Organízate con eficacia Resumen del capítulo 5: Paso 1: Captarlo todo

Ahora que ya tienes tu espacio de trabajo preparado y el tiempo reservado, sumérgete en el primer paso: la captura.

Tenerlo todo a la vista antes de empezar el siguiente paso, la aclaración, tiene algunas ventajas:

1. Ya sabes la cantidad de cosas por las que tienes que pasar.
2. Tienes un punto final definitivo (al menos por ahora, hasta que la vida te dé más que capturar).
3. Puedes centrarte en aclarar y organizar cuando llegues a esos pasos, sin sentir que todavía hay más cosas por ahí.

Parte 1: Capturar elementos físicos

La recopilación es algo más amplio que simplemente anotar una lista de memoria. Para la captura inicial, revisa los soportes físicos de notas y recordatorios, por ejemplo:

• Tablones de anuncios
• Armarios
• Encimeras
• Escritorio
• Cajones de escritorio
• Suelos
• Oficina (o segunda oficina)
• Estanterías

Si no puedes ir a todos los sitios ahora mismo, haz una nota (por ejemplo, "Limpiar el armario del pasillo") y ponla en tu bandeja de entrada para que te recuerde que tienes que hacerlo más tarde.

Recoge todo lo que no deba estar donde está y ponlo en tu bandeja de entrada. Esto incluye:

• Carpetas
• Tarjetas de visita
• Catálogos
• ...

Shortform Ejercicio: Capture todos sus bucles abiertos

Los bucles abiertos pueden acechar en todos los rincones de tu vida. Utiliza este ejercicio para descubrirlos.

Si no tienes una bandeja de entrada, ¿dónde recoges la mayoría de los objetos que necesitas tratar (como correo, notas y formularios)?

Organízate con eficacia Resumen del capítulo 6: Paso 2: Aclarar todo lo que hay en la bandeja de entrada

Ahora que tu mente está vacía y tu bandeja de entrada probablemente rebosante, es hora de trabajar en todo, con rapidez, decisión y diligencia.

Es fácil que esta fase de clarificación/procesamiento y el siguiente paso, la organización, se enreden. Si estás poniendo en práctica el sistema GTD mientras lees esto, te recomendamos que leas este capítulo y el siguiente antes de seguir adelante con la clarificación de los elementos "en".

A continuación te explicamos cómo funciona: En primer lugar, en el paso 2, decide qué acción necesitacada elemento: en algunos casos, la acción será lo siguiente que tienes que hacer para completar la tarea (por ejemplo, llamar al mecánico), y en otros, delegar la tarea o archivarla para más tarde. Si hay algo que puedas tirar o completar en menos de dos minutos, hazlo ahora. Si no, etiqueta cada elemento según lo que decidas. A continuación, en el paso 3, clasifícalo todo físicamente en sus archivos y listas correspondientes.

Volver al paso 2: Vaciar la bandeja de entrada puede parecer una tarea desalentadora, así que sigue estas pautas para superarla.

Regla nº 1: de uno en uno, empezando por arriba

Para atravesar esta pila, debes tratar a cada objeto por igual: Coge uno,...

Organízate con eficacia Resumen Capítulo 7: Paso 3: Organización

Una vez que tengas claro qué tienes que hacer con cada elemento, es hora de ordenarlos físicamente en tu sistema de organización. Ahora deberías tener una bandeja de entrada vacía y dos pilas: una de artículos de referencia y otra de pendientes.

Organizará la pila de Pendientes colocando los artículos en los siguientes lugares (que se explican con más detalle a continuación):

1. Lista de proyectos
2. Carpeta de material de apoyo al proyecto
3. Lista de espera
4. Lista Algún día/Tal vez
5. Archivo Tickler
6. Calendario de acciones/información
7. Lista de acciones siguientes

Tus listas pueden ser listas numeradas (en papel o en formato digital) o pueden ser carpetas de papeles etiquetados con elementos separados.

A medida que organices, ten en cuenta que, aunque hayas tirado algunos objetos en el paso 2, es posible que te encuentres con otros que, tras estudiarlos detenidamente, decidas que no necesitas. Tíralos a la basura.

No cristalizarás -y probablemente no deberías hacerlo- tu sistema de organización cuando pongas en marcha el programa Organízate con eficacia por primera vez. Tu sistema de organización debe reflejar lo que funciona mejor para ti, y eso te llevará tiempo y algo de ensayo y error.

Veamos ahora más de cerca cada categoría.

Materiales de referencia

Empieza por tu referencia...

Shortform Ejercicio: Organízate

Ya has hecho el trabajo duro de capturar y aclarar todo. Ahora, organizarlo de forma que sea fácilmente accesible y navegable es clave para que este sistema funcione.

¿Cuáles son las dos o tres categorías que podría utilizar para clasificar sus próximas acciones?

Organízate con eficacia Resumen del capítulo 8: Paso 4: revisarlo todo con regularidad

Ahora ya tienes todo el sistema montado: Lo has captado, aclarado y organizado todo. Para que el sistema Organízate con eficacia funcione, tienes que reflexionar, revisar y actualizar todo con regularidad. Tus listas y archivos no te sirven de nada si no los revisas o actualizas constantemente.

Lo más frecuente es revisar el calendario y el archivo de tareas diarias. Así sabrás de cuánto tiempo dispones, o no, para otras tareas.

Tu lista de Próximas Acciones es el segundo recurso que revisas con más frecuencia. Consúltala para recordar qué tareas tienes pendientes y así poder sopesarlas con el trabajo que te llega a lo largo del día. Aunque no hagas nada de lo que hay en tu lista de Próximas Acciones en un día determinado, necesitas saber lo que hay para sentirte seguro de tu decisión de posponerlo.

Además, ten a mano cualquier lista que necesites en el momento en que la necesites: Si tienes unos minutos libres con el teléfono, asegúrate de que puedes acceder a tu lista de llamadas y consultarla, o si vas a una reunión con tu jefe, ten a mano tu Agenda para poder repasar otros temas que quieras plantearle.

La única forma de mantener alejados los pensamientos y recordatorios...

Shortform Ejercicio: Revise sus tareas pendientes

Hay que revisar periódicamente el calendario y las listas para que sean útiles.

En su sistema de organización actual, ¿con qué frecuencia consulta su calendario, organizador y/o lista de tareas pendientes?

Organízate con eficacia Resumen Capítulo 9: Comprometerse

Es el momento de la verdad: tienes media hora libre en tu agenda. ¿Qué va a hacer?

La respuesta más sencilla es confiar en la intuición. Pero con tantas tareas que te empujan desde distintos ámbitos de tu vida, es más fácil decirlo que hacerlo.

Profundicemos en los tres marcos para establecer prioridades de los que hablamos en el capítulo 2.

El modelo de los cuatro criterios para limitar sus opciones

Empiece por reducir sus opciones utilizando los cuatro criterios siguientes.

Criterio nº 1: Contexto

Ten en cuenta el contexto. Si has dividido tus próximas acciones en categorías -como Llamadas por hacer y Tareas informáticas-, entonces podrás sacar fácilmente la lista que corresponda al lugar donde te encuentres y a las herramientas de que dispongas. Las listas por categorías te ahorran el tiempo y el esfuerzo mental que supone examinar una lista maestra de Próximas acciones y determinar qué tareas puedes abordar en un contexto determinado.

Puedes ser creativo con las categorías de tus listas de acciones, como crear una lista de "Descerebrados" para tareas sin sentido y una lista de "Menos de 5 minutos" para tareas rápidas. También puedes hacer listas con fechas límite y agrupar todo lo que tienes que hacer antes de una fecha determinada, por ejemplo, antes de salir para...

Shortform Ejercicio: Considere sus prioridades

Reflexione sobre su flujo de trabajo y su método para establecer prioridades.

Piense en algo que esté actualmente en su lista de tareas pendientes. ¿Qué función y responsabilidad tiene esa tarea?

Organízate con eficacia Resumen Capítulo 10: Consejos para la planificación de proyectos verticales

Si ha seguido todos los pasos, ya dispondrá de una lista de proyectos saludable, con las próximas acciones identificadas y los materiales de apoyo organizados. Sin embargo, incluso con los pasos de planificación de proyectos de los que hablamos en el Capítulo 3, puede que necesites hacer una reflexión vertical más profunda para ciertos proyectos.

Revise su lista de proyectos y hágase estas preguntas sobre cada uno de ellos:

• ¿Hay algo más que deba saber al respecto?
• ¿Hay ideas o información que deba captar?
• ¿Qué más debo recordar sobre este proyecto?

A medida que vayas avanzando en este proceso, anota tus ideas de la forma que te parezca más adecuada: en viñetas, en un esquema o en un mapa mental.

Aunque muchos proyectos son sencillos y sólo requieren unos pocos pasos (como buscar un nuevo médico), hay dos tipos de proyectos que requieren más atención:

1. Proyectos que siguen en su mente después de haber decidido la siguiente acción
2. Proyectos que inspiran planes e ideas que surgen en momentos aleatorios

Veamos cómo abordar cada una de ellas.

Tipo nº 1: Proyectos que necesitan más planificación

Si ya has decidido cuál va a ser la próxima acción de un proyecto, pero éste sigue dándote la lata, probablemente necesites planificarlo mejor.

Para...

Organízate con eficacia Resumen Parte 3 | Capítulo 11: El hábito de capturar que cambia la vida

Ahora que conoces los principios y la práctica del programa Organízate con eficacia , hablemos de cómo la aplicación de este sistema cambiará tu bienestar mental y tus relaciones con los demás.

Captar libera su mente

Capturar todo lo que tienes que hacer en un solo sistema maximiza tu capacidad mental: Cuando lo tienes todo en la cabeza, las tareas relativamente poco importantes consumen tanta energía mental como las importantes, de modo que algunas reciben demasiada atención y otras no la suficiente. En cambio, cuando lo capturas y aclaras todo, puedes evaluar lo importante y urgente que es realmente algo y abordarlo adecuadamente.

El proceso inicial de captación puede provocar sentimientos contradictorios: El ingente número de tareas puede provocarte ansiedad, estrés, frustración y culpabilidad. Pero registrarlas y organizarlas también te hará sentir aliviado y en control.

Sabrás que lo has captado todo cuando ya no te quede nada que te llame la atención. En ese momento podrás centrarte por completo en la tarea que tienes entre manos y entrar en una "zona" con todo lo que hagas.

La captura te hace digno de confianza

Cuando la gente que te rodea -en el trabajo y en tu...

Organízate con eficacia Resumen de los capítulos 12 y 13: El hábito de las próximas acciones, que cambia la vida

Definir la próxima acción va de la mano de identificar y visualizar el resultado que quieres conseguir: Si no sabes adónde vas, no puedes decidir cómo llegar. El programa Organízate con eficacia te ayuda a determinar tanto los resultados que quieres conseguir a través de los proyectos como la forma de conseguirlos a través de las próximas acciones.

Identificar los proyectos y las próximas acciones aporta claridad, responsabilidad, productividad y autonomía. Usted define el resultado que desea, determina quién está implicado en hacerlo realidad, crea un impulso que contribuye a alcanzar este resultado y asume la responsabilidad de hacer realidad este sueño.

Su mente convierte las próximas acciones indecisas en tareas abrumadoras

Cuando tienes la oportunidad de abordar las cosas de tu lista de tareas pendientes, uno de los mayores obstáculos para la productividad es no tener ya definidas las próximas acciones.

¿Por qué tantas personas inteligentes y con éxito retrasan sus proyectos hasta que se les acaba el plazo? Las personas inteligentes, creativas y sensibles son las que tienden a procrastinar más porque, cuando se plantean una tarea como "hacer la declaración de la renta", sus mentes imaginativas evocan imágenes del peor escenario posible.

Si no tienes el hábito de definir las próximas acciones, toda tu...

Shortform Ejercicio: Decide tu próximo movimiento

Llevar a cabo tus tareas se reduce a determinar las siguientes acciones para cada elemento de tu lista de tareas pendientes.

¿Qué tarea o proyecto -grande o pequeño- ha estado posponiendo?

Organízate con eficacia Resumen Capítulo 14: La ciencia cognitiva respalda los métodos GTD

Cuando se publicó la versión original de este libro en 2001, las principales pruebas de la eficacia del programa Organízate con eficacia eran anecdóticas, procedentes de la propia experiencia del autor y de las experiencias de sus clientes. Sin embargo, cuando se publicó la versión actualizada en 2015, múltiples estudios de ciencia cognitiva habían confirmado los principios en los que se basa la metodología GTD.

El sistema GTD ofrece algo más que una forma de gestionar tu tiempo y tus tareas: GTDfomenta un trabajo más significativo, un enfoque más consciente de la vida y una sensación general de empoderamiento y reducción del estrés mediante el pensamiento de resultados (proyectos) y objetivos a más largo plazo (horizontes más amplios).

Varias teorías y principios psicológicos que respaldan las prácticas GTD, entre ellos:

• Las investigaciones sobre cognición distribuida demuestran que el cerebro es muy bueno para pensar y tener ideas, pero no para recordarlas.
• Los estudios demuestran que los objetivos, acciones y proyectos inacabados (también conocidos como bucles abiertos) pesan mucho en tu mente, disminuyendo tu claridad y capacidad de concentración.
• Las estrategias de autoliderazgo ayudan a las personas a controlar sus propias acciones con técnicas como el autodireccionamiento (por ejemplo, añadir...

Organízate con eficacia Resumen Capítulo 15: Dominar el programa GTD

Como ya hemos comentado, implantar y dominar el programa GTD será un esfuerzo que durará toda la vida: nunca llegarás a un punto final, sino que, con el tiempo, serás más competente en el uso del sistema GTD y podrás aprovecharlo para lograr una productividad más profunda.

Es como aprender a tocar la guitarra: Primero se aprenden los acordes, luego, a medida que se aprenden, se aprenden melodías sencillas y, por último, se puede componer música propia.

Exploremos los tres niveles de dominio de GTD.

Nivel 1: Fundamentos

Como cualquier otra habilidad, el primer paso para dominar el sistema GTD es dominar los conceptos básicos.

Aunque el programa GTD no requiere ninguna habilidad nueva (por ejemplo, ya sabes cómo anotar cosas y archivar papeles), sí requiere que adoptes nuevas prácticas y formes nuevos hábitos. Cimentar estos hábitos puede llevar fácilmente unos dos años, y la mayoría de la gente se cae del vagón y retoma el rumbo un par de veces por el camino.

No dejes escapar estas prácticas básicas, ya que hacen que todo tu sistema se desbarate:

• Captura de artículos en cuanto los recibe
• Identificar diligentemente las próximas acciones
• Mantener su lista de espera completa...