Resumo em PDF:A Arte de Fazer Acontecer, por David Allen

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• Ele incorpora o aumento da tecnologia digital e a onipresença de aplicativos criados para ajudá-lo a organizar e programar sua vida. O mundo digital agrava o problema da sobrecarga de tarefas e informações e, ao mesmo tempo, oferece mais ferramentas para lidar com isso. O autor não relaciona nenhum aplicativo ou software específico, mas acrescenta mais flexibilidade em seus conselhos sobre organização com papel e ferramentas digitais.
• Ele se dirige a um público mais amplo de pessoas que buscam ajuda para organizar suas vidas. A versão original era mais voltada para executivos e profissionais. A versão revisada reconhece que todos estão sobrecarregados de tarefas e informações - em grande parte porque estamos vivendo simultaneamente nos mundos real e digital - e precisam de ajuda para obter controle sobre as muitas demandas da vida.
• Ele adota uma abordagem mais suave para instruir os leitores sobre como implementar o programa. Alguns leitores da versão original acharam que o programa GTD era muito pesado para ser adotado; embora o autor não remova nada do programa, ele enfatiza o fato de que a implementação será um processo de longo prazo e que todas as partes do programa que você puder colocar em prática serão...

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As ferramentas de gerenciamento de tempo estabelecidas foram desenvolvidas para organizar a vida como costumava ser.

• Os calendários são eficazes apenas para organizar uma parte de sua vida.
• As listas de tarefas e as estratégias de priorização não conseguem acompanhar o alto volume e a grande variedade de tarefas que a maioria das pessoas tem.

Você precisa de um sistema que possa acomodar o ritmo acelerado da vida atual e as informações que chegam de todas as direções. Um sistema de organização moderno precisa incorporar tarefas diárias minúsculas, bem como metas gerais, e precisa ser simples o suficiente para economizar mais tempo e energia do que o necessário.

Organize sua vida de baixo para cima

Muitos sistemas organizacionais promovem a organização de sua vida de cima para baixo, primeiro determinando suas metas e valores e, em seguida, dividindo-os em projetos e tarefas que se alinham a eles.

No entanto, uma abordagem de cima para baixo geralmente leva a três problemas:

1. Você pode facilmente se distrair demais com demandas urgentes para sequer parar e pensar em suas metas gerais.
2. Você pode estar tão sobrecarregado com as demandas do dia a dia que a ideia de incorporar metas mais abrangentes é assustadora e estressante.
3. Suas metas e valores gerais são...

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• Cadernos de papel, cartões de anotações ou blocos
• Bandejas de entrada físicas
• E-mails ou mensagens de texto
• Sistemas/aplicativos de anotações digitais ou de áudio

Seja qual for o tipo de recipiente que você usar, certifique-se de que ele esteja sempre com você para que possa capturar algo assim que o pensamento vier à sua cabeça.

Há três requisitos para um sistema de captura bem-sucedido:

1. Capture todos os circuitos abertos. Se ainda houver coisas flutuando em sua cabeça, você não terá a energia mental necessária para classificar e esvaziar seus contêineres (essa é a próxima etapa).
2. Tenha o menor número possível de baldes de captura. Se houver um número excessivo, o sistema ficará incontrolável e você não conseguirá examinar os contêineres regularmente.
3. Esvazie seus contêineres regularmente. Se os contêineres ficarem acumulados, as coisas se perderão e seu cérebro não confiará no sistema, portanto, ele continuará lembrando-o das coisas mesmo depois de tê-las capturado. Você não precisa concluir as tarefas para esvaziar os contêineres - basta esclarecê-las e organizá-las.

Etapa 2: Esclarecer

Antes de organizar tudo o que foi capturado, você precisa **decidir o resultado pretendido para cada item e, em seguida, descobrir o próximo passo imediato...

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1) Defina seu objetivo e seus princípios. Seu propósito é a intenção do projeto, e seus princípios criam os limites.

Seu objetivo ao sair para jantar é comemorar um aniversário, e os princípios ou limites podem incluir a qualidade do restaurante e sua acessibilidade e conveniência.

2) Visualize seu resultado. Depois de determinar que está planejando um projeto e por que o está planejando (seu objetivo), você naturalmente começa a imaginar como ele será. Essa é a sensação física, a aparência e o som do projeto.

Para o jantar, você pode imaginar seu grupo de amigos compartilhando comida e risadas em torno de uma grande mesa ao ar livre.

3) Brainstorm. Agora que você tem a visão, seu cérebro quer descobrir como transformar essa visão em realidade. Em uma ordem aleatória, seus pensamentos se voltarão para o que você precisa, com quem precisa falar e como pode realizar essas tarefas.

No contexto do jantar, isso inclui perguntas como "O restaurante está aberto?" "A que horas devemos ir?" e "Há gasolina no carro?"

4) Organizar. Após o turbilhão de pensamentos de brainstorming, você naturalmente começa a organizá-los com base nos componentes (tarefas logísticas para...

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Se você viaja muito ou trabalha remotamente, talvez também queira ter um escritório portátil com uma pasta, mochila ou sacola, bem como as pastas e os suprimentos necessários para a estação de trabalho (falaremos sobre isso na próxima seção); não perca oportunidades valiosas de ser produtivo quando estiver em trânsito e despreparado.

Obtenha as ferramentas certas

Você precisa de alguns suprimentos em seu espaço de trabalho para fazer esse sistema funcionar.

Além de tudo o que você escolher usar para capturar, organizar e manter suas listas (como agendas, cadernos, um computador, tablet e/ou telefone), você precisará:

• Calendário para acompanhar ações e lembretes específicos de datas (você pode continuar usando o calendário que usa atualmente; quando começar a usar o sistema GTD, terá uma noção melhor da necessidade de um tipo diferente de calendário)
• Pastas de arquivo para organizar projetos e materiais de referência em geral
• Etiquetador automático para pastas de arquivos
• Bandejas de retenção de papel para sua bandeja de entrada, bandeja de saída, bandeja de trabalho em andamento e/ou bandeja de leitura e revisão
• Caneta ou lápis
• Para organizar e arquivar papéis:
  • Clipes de papel
  • Elásticos
  • Fita adesiva
  • Grampeador
  • Notas adesivas
• Simples...

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• Não se trata de jogar tudo fora. Esse sistema foi projetado para permitir que você mantenha tudo o que deseja manter, desde que esteja da maneira e no local que você deseja ou tenha sido capturado.

Cuidado com as armadilhas de captura

A captura é uma tarefa importante e é fácil tropeçar no caminho. Há vários problemas comuns de captura que você pode evitar.

Primeiro, se um item for muito grande para caber fisicamente na bandeja, simplesmente escreva uma nota em um pedaço de papel para representá-lo (é uma boa prática datá-lo também) e coloque-o na bandeja. Se a pilha de papéis for grande demais para caber na bandeja, faça pilhas ao redor da bandeja e tome cuidado para que fique claro que eles estão "dentro" e não se misturem com outros documentos.

Em segundo lugar, quando você se deparar com coisas de que sabe imediatamente que não precisará, jogue-as fora na hora. No entanto, se tiver alguma dúvida, coloque-a na bandeja e tenha certeza de que terá tempo para avaliá-la durante a fase de esclarecimento; o esclarecimento requer uma mentalidade diferente e você não quer se deixar levar por isso agora. Por enquanto, concentre-se apenas em capturar tudo o mais rápido possível....

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A única exceção a isso é se você for a rara pessoa que é mais eficaz e eficiente quando realiza várias tarefas ao mesmo tempo. Algumas pessoas só conseguem tomar uma decisão sobre um item se desviarem brevemente a atenção para outra coisa e depois voltarem a ele. Se esse for o seu caso, pegue dois ou três itens de cada vez, mas certifique-se de tomar uma decisão sobre cada um deles dentro de um ou dois minutos após retirá-los.

Regra nº 2: Nunca coloque nada de volta na bandeja de entrada

Outro ponto importante para esvaziar a bandeja interna é forçar-se a processar cada item ao retirá-lo. Não coloque nada de volta na bandeja ou ao lado, sem decidir, ou então você terminará de esvaziar a bandeja e ainda terá outra pilha para analisar.

As pesquisas comprovam que a "fadiga da decisão" é real - as pessoas perdem um pouco de sua energia e potência cerebral limitada a cada decisão que tomam. Paradoxalmente, tomar a decisão de deixar um item indeciso desgasta sua energia mental sem conseguir nada produtivo.

Itens não acionáveis

Os itens que não exigem nenhuma ação imediata podem ir para a seção:

1. Lixo
2. Pilha de referência
3. Pilha pendente

Lixo: Você provavelmente jogou fora muitas coisas enquanto capturava,...

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Há vários locais onde você pode manter seu material de referência geral, com base no conteúdo.

• O arquivamento de referência geral contém uma ampla variedade de materiais, portanto, mantenha-os selecionados, organizados e atualizados para que você possa encontrar o que precisa quando precisar. Você pode ter uma pasta de arquivos em papel (ou uma gaveta ou armário de arquivos, para grandes projetos) ou um sistema de armazenamento digital. A natureza de muitos projetos exigirá que você tenha um arquivamento tanto em papel quanto digital, pois você obterá materiais em ambas as formas.
• O arquivamento de grandes categorias pode ser necessário para grandes projetos que englobam dezenas de pastas ou documentos enormes. Você pode usar uma gaveta inteira de arquivo, um armário de arquivo ou um banco de dados digital para guardar esse material. Coloque esse material em ordem alfabética ou organize-o de alguma outra forma facilmente pesquisável devido ao grande volume.
• Os gerenciadores de contatos armazenam as informações de contato das pessoas, bem como outras anotações, como aniversários, hobbies, datas comemorativas e nomes de membros da família. Em um contexto profissional, você também pode ter uma data de contratação, metas e datas de avaliação de desempenho associadas a cada pessoa. Dependendo da sua preferência, você pode manter essas informações em um arquivo em papel...

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Durante a Revisão Semanal, você poderá:

1. Capturar e esclarecer
2. Atualização
3. Inovar

Etapa 1: Capturar e esclarecer

Sua Revisão Semanal é o momento de passar por uma versão menor do processo massivo de captura e esclarecimento que você realizou para implementar o sistema GTD.

Vasculhe todos os bolsos, a bolsa, a pasta, as gavetas da escrivaninha, as bancadas e o carro. Reúna todos os itens soltos - de anotações de reuniões a cartões de visita e folhetos da escola de seu filho - e coloque-os em sua bandeja interna.

Agora, examine essa bandeja, bem como sua caixa de entrada de e-mail, mensagens de texto e correios de voz. Analise tudo o que foi coletado desde a última vez que você passou por ela.

Finalmente, capture tudo o mais que estiver flutuando em sua cabeça. Use a lista de acionadores da parte 2 do Capítulo 5 para refrescar sua memória.

Etapa 2: Atualização

Seu sistema não funcionará se ficar entupido de itens antigos e não estiver atualizado com todos os itens atuais.

Personalize sua Revisão Semanal de acordo com suas preferências e estilo organizacional, mas faça pelo menos o seguinte:

1. Revise sua lista de próximas ações para marcar os itens concluídos. Verifique seus lembretes e identifique as próximas...

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Critério nº 3: Energia

Você tem uma quantidade limitada de energia física e cerebral, portanto, seja realista quanto ao seu nível de energia e escolha uma ação que corresponda a ele. Se estiver trabalhando em algo mentalmente exigente, você acabará chegando a um ponto de retorno decrescente; embora possa ser capaz de insistir, não obterá o máximo de produtividade pelo seu tempo e esforço.

Em vez disso, mude para uma tarefa que exija menos esforço, como ligar para a sua irmã para falar sobre a visita dela ou alterar a reserva do seu voo (pegue a lista "Cérebro ausente"). Essa é uma ótima maneira de continuar sendo produtivo e, ao mesmo tempo, dar um descanso ao seu cérebro - você se sentirá mais realizado (e talvez energizado) do que se tivesse se afastado de tudo.

Critério nº 4: Prioridade

Depois de restringir suas opções, a grande questão é: qual é a maior prioridade? Não há uma resposta objetiva para essa pergunta porque ela leva em conta suas várias funções, responsabilidades, metas e valores.

Para priorizar, considere a categoria de trabalho em que uma tarefa se enquadra, que exploraremos no próximo modelo, bem como seus seis horizontes, sobre os quais falaremos no modelo a seguir.

A tríplice...

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1. Marcação de reuniões: Se precisar da opinião de outras pessoas envolvidas para fazer um brainstorming ou determinar como avançar, você terá que marcar uma reunião e seu item de ação pode ser "enviar e-mail para a equipe" ou "enviar solicitação de reunião".
2. Coleta de informações: Se você precisar de mais informações sobre como avançar, decida como obterá esses dados (por exemplo, conversando com alguém, analisando documentos ou fazendo pesquisas on-line) e crie seu item de ação de acordo.

Tipo #2: Capturando pensamentos aleatórios

Quando estiver trabalhando em um grande projeto, como o planejamento de uma conferência ou de férias, você terá ideias em momentos aleatórios - quando estiver fazendo o jantar, dirigindo para buscar seus filhos na escola ou assistindo à TV. Não perca essas ideias nem deixe que elas flutuem em sua cabeça ocupando espaço.

Seja diligente ao capturar ideias de projetos de todas as formas possíveis, seja anotando-as em um papel, em um aplicativo de telefone ou enviando uma mensagem de texto ou e-mail para si mesmo. Em seguida, certifique-se de que cada uma delas seja colocada em sua bandeja.

A partir daí, se a ideia for um item de ação, coloque-a na lista apropriada. Se for simplesmente uma ideia que você deseja revisitar mais tarde, coloque-a junto com os materiais de apoio ao projeto ou em outra lista lógica...

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Toda vez que você assume uma nova tarefa, está fazendo um acordo consigo mesmo. E cada tarefa inacabada em sua lista de afazeres parece um acordo quebrado; o excesso de tarefas inacabadas faz com que você perca a confiança em si mesmo.

Mantenha sua confiança em si mesmo em alta com essas estratégias:

1. Não faça o acordo. Muitas pessoas têm o hábito de assumir compromissos que não são tão importantes para elas porque subestimam o quanto já têm em mãos. O processo de captura o torna mais consciente de sua carga de trabalho, de modo que você pode tomar decisões bem informadas sobre fazer ou não acordos futuros. Assuma menos compromissos para reduzir seu estresse.
2. Concluir a tarefa. Para se livrar da sensação incômoda que você tem sobre uma tarefa, simplesmente faça-a. Você a tirará da lista e da mente. Você a tirará de sua lista e de sua mente, além de obter um impulso psicológico com a sensação de realização, o que dará um impulso para concluir mais tarefas. Embora possa ser esmagador, ver tudo o que você anotou em uma lista pode realmente inspirá-lo a se mexer.
3. Renegociar o acordo. Assim que você faz um acordo consigo mesmo de que vai fazer...

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Os benefícios de perguntar "O que vem a seguir?"

Com muita frequência, as pessoas saem das reuniões ou discussões sabendo apenas que algo precisa acontecer, mas não têm clareza sobre a próxima ação ou quem é responsável por ela.

Sempre decida qual será a próxima ação - eforce essa decisão em ambientes de grupo - paraaumentar a produtividade, comprometendo-se com o progresso desde o início, em vez de esperar até o fim do prazo.

Além de aumentar suas chances de progredir em uma tarefa, há vários benefícios em simplesmente fazer a pergunta: "O que acontece em seguida e quem é o responsável?"

Primeiro, a pergunta traz clareza. Quando você decide a próxima ação, também precisa decidir se vale a pena dedicar seu tempo, energia e recursos. Você deve decidir se está realmente disposto a fazer isso acontecer e se sabe no que está se metendo.

Em segundo lugar, a pergunta traz responsabilidade. Você sabe qual é a próxima ação; agora quem vai fazê-la? As culturas colaborativas de muitas empresas facilitam evitar a atribuição de responsabilidade ou culpa, mas alguém precisa ser encarregado da ação para que ela seja realizada.

Em terceiro lugar, a questão traz produtividade. É mais difícil evitar fazer uma...

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Experimente o foco total por meio do fluxo

Fluxo é o estado de total envolvimento e desempenho máximo; os atletas chamam isso de estar "na zona".

O programa GTD facilita várias condições que são necessárias para vivenciar o fluxo:

• Você deve estar trabalhando em apenas uma atividade. O objetivo do GTD é limpar sua mente para que você possa se concentrar em uma tarefa de cada vez.
• Você deve ter objetivos claros em mente. O sistema GTD exige que você defina projetos, resultados desejados e próximas ações, para que você saiba o propósito por trás de cada atividade que realizar.
• Você precisa receber algum tipo de feedback. O programa GTD o ajuda a ver e acompanhar seu progresso em suas listas de ações e projetos, o que é uma forma de feedback.

Quando você alcança o fluxo, você experimenta:

• Concentração total
• Sensação de estar no controle
• Clareza de suas metas
• Pouca ou nenhuma autoconsciência
• Sem noção de tempo
• Motivação intrínseca

Depois de experimentar o fluxo, é provável que você se sinta atraído a repetir a atividade. Em outras palavras, se você sentir o fluxo ao fazer uma tarefa no trabalho, isso o motivará a fazê-la mais.

Capital psicológico: Um estado livre de estresse...

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Depois de controlar todos os seus itens de ação, você pode se concentrar nos motivos por trás dessas ações - os projetos. Seus projetos estão vinculados às suas várias funções e responsabilidades, portanto, esse foco nos Horizontes 1 e 2 ajuda a garantir que todas as demandas de seu tempo estejam alinhadas com seus valores e metas.

Você alcançou a maestria de Nível 2 quando:

• Você tem uma lista de projetos completa e atualizada. Nesse nível, crie um projeto para tratar de qualquer coisa que esteja chamando sua atenção, até mesmo questões relativamente sutis e abstratas, como melhorar um relacionamento.
• Você tem uma lista completa e atualizada de suas funções, responsabilidades e interesses em todas as áreas de sua vida. Quando você tiver e revisar essa lista, identifique os aprimoramentos que deseja fazer nessas funções e responsabilidades e transforme-os em projetos.
• Você adaptou o sistema GTD para se adequar ao seu estilo de vida, necessidades e direção de vida além das tarefas diárias. Nesse ponto, você internalizou as práticas e os elementos do sistema GTD e usa o sistema sem pensar nisso.
• Você responde aos desafios da vida apoiando-se mais no sistema GTD, em vez de se afastar dele. Você reconhece que...