Resumen en PDF:Organízate con eficacia, por David Allen
Resumen y Sinopsis del libro: Aprenda los puntos clave en cuestión de minutos.
A continuación se ofrece un avance del resumen del libro Shortform de Organízate con eficacia por David Allen. Lea el resumen completo en Shortform.
1-Página Resumen en PDF de Organízate con eficacia
¿Sientes que siempre estás jugando a ponerte al día con tu lista de tareas pendientes? ¿Nunca tiene suficientes horas al día?
El programa Organízate con eficacia (GTD) está diseñado para ayudarte a hacer las cosas que tienes que hacer con menos tiempo, energía y esfuerzo, para que puedas hacer más de las cosas que quieres hacer. Saca todas las tareas y recordatorios de tu cabeza y los traslada a un sistema externo de listas y archivos para que puedas concentrar toda tu energía mental en la tarea que tienes entre manos. Identificarás el siguiente paso de acción para cada elemento de tu lista de tareas pendientes, de modo que cuando dispongas de tiempo no tengas que pensar, sólo hacer. Al controlar sus obligaciones diarias, dispondrá de más tiempo y energía para trabajar en sus objetivos a largo plazo.
(continúa)...
Ahora aborda la pila de pendientes. En función de lo que hayas decidido en el último paso, coloca cada elemento en uno de los siguientes lugares:
- La lista de proyectos es un índice de sus proyectos que están en proceso de planificación, lo que le ayuda a realizar un seguimiento de la línea de meta de cada proyecto y a determinar de forma coherente la siguiente acción de cada proyecto.
- El archivo de materiales de apoyo a proyectos contiene planes de proyectos, investigaciones, facturas y otros documentos.
- La lista de tareas en espera te ayuda a realizar un seguimiento de las tareas que estás esperando que otra persona complete o de los elementos que has decidido delegar.
- La lista Algún día/Tal vez es una lista continua de cosas sobre las que quieres actuar en el futuro. Debes revisar esta lista con regularidad para poder decidir cuándo es el momento adecuado para llevar a cabo una de estas ideas.
- El archivo Tickler (en inglés) es un sistema de archivo que contiene información, documentos y recordatorios que no necesitarás hasta cierto momento en el futuro, como un folleto de una obra de teatro que no se estrena hasta dentro de tres meses.
- El calendario es para las cosas que hay que hacer a una hora determinada o en un día concreto, como citas, plazos o recordatorios. Los únicos elementos que deben ir en tu calendario son las cosas que deben suceder en ese día o no suceder en absoluto.
- La lista de próximas acciones es una lista de tareas pendientes que deben abordarse lo antes posible; es básicamente el cajón de sastre de las tareas que son procesables, llevan más de dos minutos y no pueden delegarse. Si tienes más de una docena de próximas acciones en esta lista, ayuda dividirlas en categorías basadas en lo que necesitas o dónde tienes que estar para abordarlas, como "Llamadas que hacer" u "Oficina".
Paso 4: Reflexionar
Reflexiona periódicamente sobre todas tus listas y archivos para ayudarte a tomar decisiones más inteligentes sobre qué tareas abordar. Revisa tu calendario a diario y tu lista de Próximas Acciones con frecuencia, para conocer siempre los aspectos inamovibles de tu agenda -como reuniones y citas-, así como lo que tienes que hacer cuando dispongas de tiempo.
El ritmo acelerado de la vida y la entrada de artículos hace que sea casi imposible mantener su sistema completamente actualizado día a día, por lo que una Revisión Semanal es fundamental para mantener sus listas y archivos limpios y actualizados. Durante la Revisión Semanal, usted:
- Revise sus proyectos, planes de proyectos, próximas acciones, listas de espera, listas de "algún día/tal vez" y su archivo Tickler.
- Capture todo lo que aún no haya capturado
- Aclare cualquier punto que no haya aclarado
- Haga balance de todo su sistema de organización para asegurarse de que todo funciona correctamente.
- Actualice sus listas
- Limpiar y despejar donde sea necesario
Además de ponerte al día, la Revisión Semanal te brinda la oportunidad de reflexionar sobre ideas y proyectos a gran escala y de plantearte si tus obligaciones cotidianas están en consonancia con tus objetivos y valores vitales.
Paso 5: Comprometerse
El sistema Organízate con eficacia está diseñado para ayudarte a tomar decisiones informadas sobre cómo te dedicas a tus tareas, es decir, qué haces cuando tienes tiempo disponible. Sólo puedes sentirte seguro de lo que haces si también te sientes seguro de lo que no haces en cada momento.
Ahora que tienes una lista de Próximas Acciones, tienes que elegir en qué trabajar hoy y en qué orden. Utiliza los tres modelos siguientes para elegir qué elemento de tu lista de Próximas Acciones abordar.
El modelo de los cuatro criterios: Reduzca sus opciones
Este modelo le ayuda a reducir sus opciones basándose en cuatro criterios:
- Contexto: Algunas tareas requieren que estés en un lugar determinado o que tengas acceso a una herramienta concreta (por ejemplo, en la oficina o delante de un ordenador). Es de gran ayuda si ya has clasificado tus próximas acciones en listas específicas para cada contexto.
- Tiempo disponible: Algunas tareas requieren una hora de atención concentrada, así que si sólo tienes unos minutos antes de tu próxima cita no es el momento para esa tarea.
- Energía disponible: Algunas tareas requieren mucha energía mental o física, mientras que otras no necesitan mucha. Afronta solo aquello para lo que dispongas de energía.
- Prioridad: Después de reducir tus opciones con los tres primeros criterios, priorizar será una decisión más subjetiva basada en tu intuición y criterio. Utiliza los dos modelos siguientes para ayudarte a elegir: en primer lugar, determina en qué categoría de trabajo se encuadra un elemento y, a continuación, cómo encaja en tus objetivos y valores generales.
El triple modelo: Tipos de trabajo
Para tomar una decisión informada sobre si asumir o no una tarea, hay que saber en cuál de las tres categorías se encuadra:
- El trabajo predefinido es esencialmente cualquier cosa que esté en tu lista de Próximas Acciones y en tu calendario, todo lo que hayas aclarado y considerado importante.
- El trabajo que aparece abarca las tareas imprevistas que surgen durante el día, ya sea un informe de última hora que te asigna tu jefe o la reparación sorpresa que necesita tu coche. Prioriza este trabajo cuando requiera tu atención inmediata, pero no caigas en la trampa de recurrir por defecto a lo que tienes delante cuando no es lo más importante o urgente.
- Definir el trabajo es el tiempo que dedicas a mantener el sistema GTD: limpiar tu bandeja de entrada, aclarar tareas, organizar, archivar y realizar acciones de dos minutos. Debes priorizar el tiempo para hacer esto con regularidad, idealmente durante tu Revisión Semanal.
El modelo de los seis niveles: Determinar prioridades
Para priorizar las opciones que se le presentan, debe tener una idea de cómo encajan en el panorama general de su vida y sus prioridades. Hay seis niveles -u horizontes- de perspectivas diferentes para determinar tus prioridades:
- El Motivo es la acción actual en su lista de Próximas Acciones. (Ejemplo: Tiene que hacer una llamada de teléfono para ir al trabajo).
- Horizonte 1 son proyectos en curso con plazos relativamente cortos. (Ejemplo: la llamada telefónica es sobre un acuerdo que estás intentando cerrar).
- El Horizonte 2 son las áreas de interés y las responsabilidades, o las funciones y responsabilidades que tienes, desde las obligaciones laborales hasta el mantenimiento de tu salud y tus compromisos familiares. Este horizonte no consiste en tareas, sino en los intereses y responsabilidades que ayudan a determinar qué proyectos y acciones emprenderás. (Ejemplo: Este acuerdo aumentaría las ventas de la empresa).
- El horizonte 3 son los objetivos: concretamente, el horizonte 3 abarca los objetivos para los próximos uno o dos años. (Ejemplo: Llegar a un acuerdo te haría ganar muchos puntos con tu jefe).
- Horizonte 4 es la visión, o tus objetivos para los próximos tres a cinco años. (Ejemplo: Este éxito probablemente te lleve a un ascenso).
- El Horizonte 5 es el propósito y los principios; es el contexto general de tu vida. Todas tus acciones, proyectos, enfoques, objetivos y visiones están definidos por tu propósito y tus principios, y te conducen hacia ellos. (Ejemplo: Un ascenso te colocará en una posición que te permitirá tener la carrera y el estilo de vida que deseas).
Utilizar el método de planificación natural para planificar proyectos
Ten siempre identificada una próxima acción para cada proyecto que tengas, de modo que estés avanzando constantemente en tus proyectos. Determinar las próximas acciones en proyectos grandes puede ser desalentador, pero simplemente sigue el mismo proceso que utilizarías si estuvieras planificando algo de tu vida diaria, como una cena de cumpleaños con amigos.
Este enfoque se denomina Método de Planificación Natural y consta de estos pasos:
- Define tu propósito y tus principios. Tu propósito es la intención del proyecto, y tus principios crean los límites. Si estás planeando una cena de cumpleaños, tu propósito es celebrarlo y los límites pueden ser factores como el precio que quieres que tenga el restaurante.
- Visualiza tu resultado. El propósito es el por qué, mientras que el resultado es el qué: ¿qué aspecto tendrá, cómo se sentirá y cómo sonará un resultado satisfactorio? Puedes imaginarte la cena alrededor de una gran mesa al aire libre, con todos tus amigos riendo y compartiendo la comida. Cuando te imaginas algo y te centras en ello, te ayuda a crearlo y te anima a conseguirlo.
- Lluvia de ideas. Este es el cómo. De forma natural, tu cerebro quiere rellenar los huecos para determinar cómo hacer realidad tu visión. Durante esta fase, puede que te preguntes si el restaurante está abierto hoy, a qué hora tienes que ir y si hay gasolina en el coche. Utiliza mapas mentales u otras técnicas de brainstorming para anotar todas las ideas que puedas sin juzgarlas ni criticarlas por el camino.
- Organizar. Este es el paso en el que organizas todos los pensamientos, preguntas e ideas aleatorios del proceso de lluvia de ideas. Naturalmente, las organizarás en función de la logística, las prioridades y lo que hay que hacer primero: Llama al restaurante para ver si está abierto y haz una reserva, luego invita a los invitados, luego vístete y prepárate para salir.
- Determine sus próximas acciones. Determina qué se puede hacer ahora y quién lo va a hacer. En el caso de la cena, la siguiente acción es llamar al restaurante.
Implantar y dominar el sistema GTD es un proceso que dura toda la vida y que te ayuda a gestionar tus obligaciones diarias sin perder de vista tus objetivos más amplios.
En primer lugar, domina los principios y las prácticas, conviértelos en hábitos y adquiere el control de tus tareas diarias. Una vez que llegues a este punto, adopta un enfoque más amplio para gestionar y organizar tu vida; inicia proyectos de forma proactiva para mejorar áreas de tu vida. En última instancia, puedes aprovechar el sistema GTD para implantar nuevos hábitos, hacer frente a tus aspiraciones y crear el estilo de vida que deseas.
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Aquí tiene un avance del resto del resumen en PDF de Shortform's Organízate con eficacia :
Resumen en PDF Introducción: El programa Organízate con eficacia (GTD)
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- Incorpora el auge de la tecnología digital y la omnipresencia de aplicaciones diseñadas para ayudarte a organizar y programar tu vida. El mundo digital agrava el problema de la sobrecarga de tareas e información, al tiempo que ofrece más herramientas para afrontarlo. El autor no enumera ninguna aplicación o programa específico, pero aporta más flexibilidad a sus consejos sobre organización con papel y herramientas digitales.
- Se dirige a un público más amplio de personas que buscan ayuda para organizar su vida. La versión original estaba más dirigida a ejecutivos y profesionales. La versión revisada reconoce que todo el mundo está sobrecargado de tareas e información -en gran parte porque vivimos simultáneamente en el mundo real y en el digital- y necesita ayuda para controlar las múltiples exigencias de la vida.
- Adopta un enfoque más suave para instruir a los lectores sobre cómo poner en práctica el programa. Algunos lectores de la versión original consideraron que el programa GTD era demasiado abrumador para asumirlo; aunque el autor no elimina nada del programa, enfatiza el hecho de que implementarlo será un proceso a largo plazo, y que cualquier pieza del programa que puedas poner en práctica será...
Resumen en PDF Parte 1 | Capítulo 1: Su sistema de organización debe adaptarse a su vida
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Las herramientas de gestión del tiempo establecidas se desarrollaron para organizar la vida como se hacía antes.
- Los calendarios sólo son eficaces para organizar una parte de tu vida.
- Las listas de tareas pendientes y las estrategias de priorización no pueden seguir el ritmo del gran volumen y la amplia gama de tareas que tiene la mayoría de la gente.
Necesitas un sistema que se adapte al ritmo de vida actual y a la información que llega de todas direcciones. Un sistema de organización moderno debe incorporar tareas cotidianas minúsculas y objetivos a gran escala, y debe ser lo bastante sencillo como para ahorrar más tiempo y energía de los que requiere.
Organice su vida de abajo arriba
Muchos sistemas organizativos promueven organizar tu vida de arriba abajo, determinando primero tus objetivos y valores, y desglosándolos después en los proyectos y tareas que se ajustan a ellos.
Sin embargo, un enfoque descendente suele plantear tres problemas:
- Es fácil distraerse demasiado con las demandas urgentes como para pararse a pensar en los objetivos a gran escala.
- Puede que esté tan abrumado por las exigencias del día a día que la idea de incorporar objetivos a gran escala le resulte desalentadora y estresante.
- Sus objetivos y valores a gran escala son...
Resumen en PDF Capítulo 2: Visión general del sistema GTD
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- Cuadernos de papel, tarjetas o blocs de notas
- Bandejas de entrada físicas
- Correos electrónicos o mensajes de texto
- Sistemas/apps digitales o de audio para tomar notas
Sea cual sea el tipo de recipiente que utilices, asegúrate de llevarlo siempre contigo para poder capturar algo en cuanto se te pase por la cabeza.
Hay tres requisitos para que un sistema de captura tenga éxito:
- Captura todos los bucles abiertos. Si todavía tienes cosas flotando en la cabeza, no tendrás energía mental para ordenar y vaciar tus contenedores (ese es el siguiente paso).
- Tenga el menor número posible de cubos de captura. Si tienes demasiados, el sistema se volverá inmanejable y no podrás revisar los contenedores con regularidad.
- Vacía tus contenedores con regularidad. Si tus contenedores se atascan, las cosas se pierden y tu cerebro no confiará en tu sistema, por lo que seguirá recordándote cosas incluso después de haberlas capturado. No hace falta que completes las tareas para vaciar los contenedores: basta con que las aclares y las organices.
Paso 2: Aclarar
Antes de organizar todo lo que has captado, tienes que **decidir el resultado previsto para cada elemento y, a continuación,...
Lo que dicen nuestros lectores
Este es el mejor resumen de Organízate con eficacia que he leído nunca. Aprendí todos los puntos principales en solo 20 minutos.
Más información sobre nuestros resúmenes →Resumen en PDF Capítulo 3: Planificación del proyecto
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1) Defina su propósito y sus principios. Tu propósito es la intención del proyecto, y tus principios crean los límites.
Tu propósito al ir a cenar es celebrar un cumpleaños, y los principios o límites podrían incluir lo agradable que será el restaurante y su asequibilidad y conveniencia.
2) Visualiza el resultado. Una vez que has determinado que estás planeando un proyecto y por qué lo estás planeando (tu propósito), naturalmente empiezas a imaginar cómo será. Es la sensación física, el aspecto y el sonido del proyecto.
Para cenar, imagínate a tu grupo de amigos compartiendo comida y risas alrededor de una gran mesa al aire libre.
3) Lluvia de ideas. Ahora que ya tienes la visión, tu cerebro quiere averiguar cómo hacerla realidad. En orden aleatorio, tus pensamientos rebotarán en torno a lo que necesitas, con quién tienes que hablar y cómo puedes llevar a cabo estas tareas.
En el contexto de una cena, esto incluye preguntas como "¿Está abierto el restaurante?". "¿A qué hora deberíamos ir?" y "¿Hay gasolina en el coche?".
4) Organizar. Tras el torbellino de ideas, naturalmente empiezas a organizarlas por componentes (tareas logísticas para...
Resumen en PDF Parte 2 | Capítulo 4: Prepárate para el éxito GTD
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Si viajas mucho o trabajas a distancia, es posible que también te interese tener una oficina portátil con un maletín, una cartera o una mochila, así como las carpetas y los suministros necesarios para el puesto de trabajo (hablaremos de ellos en la siguiente sección); no pierdas valiosas oportunidades de ser productivo cuando estés de viaje y no estés preparado.
Consiga las herramientas adecuadas
Necesitas un puñado de suministros en tu espacio de trabajo para que este sistema funcione.
Además de lo que elijas utilizar para capturar, organizar y mantener tus listas (como planificadores, cuadernos, un ordenador, una tableta y/o un teléfono), necesitarás:
- Calendario para el seguimiento de acciones y recordatorios de fechas concretas (puedes seguir utilizando el calendario que utilices actualmente; una vez que empieces a utilizar el sistema GTD, sabrás mejor si necesitas otro tipo de calendario).
- Carpetas para organizar proyectos y material de referencia general
- Etiquetadora automática para carpetas de archivos
- Bandejas de papel para la bandeja de entrada, la bandeja de salida, la bandeja de trabajo en curso y la bandeja de lectura y revisión.
- Bolígrafo o lápiz
- Para organizar y archivar papeles:
- Clips
- Gomas elásticas
- Cinta adhesiva Scotch
- Grapadora
- Notas adhesivas
- Simple...
Resumen en PDF Capítulo 5: Paso 1: Captarlo todo
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- No se trata de tirarlo todo. Este sistema está diseñado para que puedas conservar todo lo que quieras, siempre y cuando esté como tú quieras y en el lugar que tú quieras o haya sido capturado.
Cuidado con las trampas de la captura
Capturar es un gran trabajo, y es fácil tropezar en el camino. Hay varios problemas habituales en la captura que puedes evitar.
En primer lugar, si un objeto es demasiado grande para caber físicamente en la bandeja, escribe una nota en un papel que lo represente (también es una buena práctica fecharlo) y colócalo en la bandeja. Si la pila de papeles es demasiado grande para caber en la bandeja, apílalos en ella y procura que quede claro que están "dentro" y que no se mezclen con otros documentos.
En segundo lugar, cuando te encuentres con cosas que sabes inmediatamente que no vas a necesitar, tíralas a la basura en el acto. Sin embargo, si tienes alguna duda, guárdalo en tu bandeja de entrada y ten por seguro que tendrás tiempo de evaluarlo durante la fase de clarificación; clarificar requiere una mentalidad diferente, y no quieres dejarte atrapar por eso ahora mismo. De momento, concéntrate en captarlo todo lo antes posible: .....
Resumen en PDF Capítulo 6: Paso 2: Aclarar todo lo que hay en la bandeja de entrada
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La única excepción a esta regla es que seas una de esas personas que son más eficaces y eficientes cuando realizan varias tareas a la vez. Algunas personas sólo pueden tomar una decisión sobre un tema si desvían brevemente su atención hacia otra cosa y luego vuelven a él. Si es tu caso, saca dos o tres cosas a la vez, pero asegúrate de tomar una decisión sobre cada una de ellas en el minuto o los dos minutos siguientes a sacarlas.
Regla nº 2: Nunca vuelvas a poner nada en la bandeja de entrada
Otra clave para vaciar la bandeja de entrada es obligarse a procesar cada cosa cuando la saca. No vuelvas a poner nada en la bandeja o a un lado sin decidirte, o terminarás de vaciarla y aún tendrás otra pila que revisar.
Las investigaciones demuestran que la "fatiga por decisión" es real: las personas pierden un poco de su limitada capacidad y energía cerebral con cada decisión que toman. Paradójicamente, tomar la decisión de dejar un asunto sin decidir desgasta tu energía mental sin conseguir nada productivo.
Artículos no recurribles
Los artículos que no requieren ninguna acción inmediata pueden ir a la:
- Basura
- Pila de referencia
- Pila pendiente
Basura: Seguramente tiraste muchas cosas mientras capturabas,...
Resumen en PDF Capítulo 7: Paso 3: Organización
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Hay varios lugares donde puede guardar su material de referencia general, en función del contenido.
- El archivo de referencia general contiene una amplia gama de material, así que mantenlo seleccionado, organizado y actualizado para que puedas encontrar lo que necesitas cuando lo necesites. Puedes tener un archivador en papel (o un cajón o armario archivador, para proyectos grandes) o un sistema de almacenamiento digital. La naturaleza de muchos proyectos te obligará a archivar tanto en papel como en formato digital, ya que recibirás materiales de ambas formas.
- El archivado de grandes categorías puede ser necesario para grandes proyectos que abarcan docenas de carpetas o documentos enormes. Puedes utilizar un cajón de archivo entero, un archivador o una base de datos digital para guardar este material. Ordena alfabéticamente este material u organízalo de alguna otra forma que facilite las búsquedas debido a su gran volumen.
- Los gestores de contactos almacenan la información de contacto de las personas, así como otras notas como cumpleaños, aficiones, aniversarios y nombres de familiares. En un contexto profesional, es posible que también tengas asociadas a cada persona la fecha de contratación, los objetivos y las fechas de revisión del rendimiento. Dependiendo de tus preferencias, puedes guardar esta información en un archivo en papel...
¿Por qué los resúmenes de Shortform son los mejores?
Es la forma más eficaz de aprender las ideas más útiles de un libro.
Elimina la palabrería
¿Alguna vez ha tenido la sensación de que un libro divaga, dando anécdotas que no son útiles? ¿Se siente a menudo frustrado por un autor que no va al grano?
Eliminamos lo superfluo y nos quedamos sólo con los ejemplos y las ideas más útiles. También reorganizamos los libros para que sean más claros, poniendo los principios más importantes en primer lugar, para que pueda aprender más rápido.
Siempre exhaustivo
Otros resúmenes sólo destacan algunas de las ideas de un libro. Nos parecen demasiado vagos para ser satisfactorios.
En Shortform, queremos cubrir todos los puntos del libro que merece la pena conocer. Aprende matices, ejemplos clave y detalles críticos sobre cómo aplicar las ideas.
3 niveles de detalle
Usted desea diferentes niveles de detalle en diferentes momentos. Por eso cada libro se resume en tres longitudes:
1) Párrafo para captar lo esencial
2) Resumen de una página, para captar lo esencial
3) Resumen y análisis completos, con todos los puntos y ejemplos útiles
Resumen en PDF Capítulo 8: Paso 4: revise todo con regularidad
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Durante su Revisión Semanal, usted:
- Captar y aclarar
- Actualización
- Innovar
Paso 1: Captar y aclarar
Tu Revisión Semanal es el momento de llevar a cabo una versión reducida del proceso masivo de captura y clarificación que emprendiste para implantar el sistema GTD.
Revisa todos tus bolsillos, tu bolso, tu maletín, los cajones de tu escritorio, tus encimeras y tu coche. Recoge todos los objetos sueltos -desde notas de reuniones hasta tarjetas de visita o folletos del colegio de tus hijos- y guárdalos en tu bandeja de entrada.
Ahora revisa esa bandeja de entrada, así como la bandeja de entrada del correo electrónico, los mensajes de texto y los mensajes de voz. Repasa todo lo que se ha acumulado allí desde la última vez que lo revisaste.
Por último, capta todo lo demás que te ronda por la cabeza. Utiliza la lista de desencadenantes de la parte 2 del capítulo 5 para refrescarte la memoria.
Paso 2: Actualizar
Tu sistema no funcionará si se atasca con elementos antiguos y no está actualizado con todos los actuales.
Personaliza tu Revisión Semanal según tus preferencias y estilo organizativo, pero al menos haz lo siguiente:
1. Revise su lista de próximas acciones para marcar los elementos que haya completado. 2. Revisa tus recordatorios e identifica las próximas...
Resumen en PDF Capítulo 9: Comprometerse
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Criterio nº 3: Energía
Tienes un límite de energía física y mental, así que sé realista sobre tu nivel de energía y elige una acción que se ajuste a él. Si estás trabajando en algo mentalmente exigente, acabarás llegando a un punto de rendimiento decreciente; aunque seas capaz de seguir adelante, no vas a obtener la máxima productividad por tu tiempo y esfuerzo.
En lugar de eso, cambia a una tarea que requiera menos esfuerzo, como llamar a tu hermana para preguntarle por su visita o cambiar la reserva de tu vuelo (saca tu lista de "Cerebro ausente"). Esta es una forma estupenda de seguir siendo productivo y, al mismo tiempo, dar un descanso a tu cerebro: te sentirás más realizado (y quizá con más energía) que si te hubieras alejado de todo.
Criterio nº 4: Prioridad
Una vez que haya reducido sus opciones, la gran pregunta es: ¿cuál es la mayor prioridad? No hay una respuesta objetiva a esta pregunta, porque tiene en cuenta tus funciones, responsabilidades, objetivos y valores.
Para priorizar, ten en cuenta en qué categoría de trabajo se encuadra una tarea, que exploraremos en el siguiente modelo, así como tus seis horizontes, de los que hablaremos en el siguiente modelo.
El triple...
Resumen en PDF Capítulo 10: Consejos para la planificación de proyectos verticales
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- Organizar reuniones: Si necesitas la opinión de otras personas implicadas para hacer una lluvia de ideas o determinar cómo avanzar, tendrás que organizar una reunión y tu elemento de acción podría ser "enviar un correo electrónico al equipo" o "enviar una solicitud de reunión".
- Recopilación de información: Si necesitas más información sobre cómo avanzar, decide cómo obtendrás esos datos (por ejemplo, hablando con alguien, revisando documentos o investigando en Internet) y crea tu elemento de acción en consecuencia.
Tipo 2: Capturar pensamientos aleatorios
Cuando trabajes en un gran proyecto, como la planificación de una conferencia o unas vacaciones, te vendrán ideas en cualquier momento: mientras preparas la cena, vas en coche a recoger a los niños al colegio o ves la televisión. No pierdas esas ideas ni dejes que floten en tu cabeza ocupando espacio.
Sé diligente a la hora de capturar ideas de proyectos de cualquier forma que puedas, ya sea anotándolas en un papel, en una aplicación del teléfono o enviándotelas por mensaje de texto o correo electrónico. Después, asegúrate de que cada una de ellas llega a tu bandeja de entrada.
A partir de ahí, si la idea es un elemento de acción, colóquela en la lista correspondiente. Si se trata simplemente de una idea que quieres retomar más adelante, ponla con los materiales de apoyo a tu proyecto o con otro...
Resumen en PDF Parte 3 | Capítulo 11: El hábito de capturar que cambia la vida
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Cada vez que emprendes una nueva tarea, estás llegando a un acuerdo contigo mismo. Y cada tarea inacabada de tu lista de tareas pendientes es como un acuerdo roto; demasiadas tareas inacabadas te hacen perder la confianza en ti mismo.
Mantén alta tu confianza en ti mismo con estas estrategias:
- No te pongas de acuerdo. Muchas personas tienen la costumbre de asumir compromisos que no son tan importantes para ellas porque subestiman lo mucho que ya tienen entre manos. El proceso de captación te hace más consciente de tu carga de trabajo, para que puedas tomar decisiones bien informadas sobre si hacer o no futuros acuerdos. Asume menos compromisos para reducir tu estrés.
- Completa la tarea. Para deshacerte de la molesta sensación que te produce una tarea, simplemente hazla. Así la eliminarás de tu lista y de tu mente, y además recibirás un estímulo psicológico por la sensación de logro, que te impulsará a completar más tareas. Aunque puede resultar abrumador, ver todo lo que has anotado en una lista puede servirte de inspiración para ponerte en marcha.
- Renegocia el acuerdo. En cuanto llegues a un acuerdo contigo mismo de que vas a hacer...
Resumen en PDF Capítulos 12 y 13: El hábito de las próximas acciones, que cambia la vida
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Las ventajas de preguntarse "¿Qué viene después?"
Con demasiada frecuencia, la gente sale de las reuniones o los debates sabiendo sólo que, en general, hay que hacer algo, pero no tienen claro qué hay que hacer a continuación ni quién es responsable de ello.
Decide siempre la siguiente acción -yfuerza esa decisión en grupo- paraaumentar la productividad comprometiéndote a avanzar desde el principio en lugar de esperar a que se cumpla el plazo.
Además de aumentar las posibilidades de avanzar en una tarea, formular simplemente la pregunta "¿Qué pasa después y quién es el responsable?" tiene varias ventajas.
En primer lugar, la pregunta aporta claridad. Cuando decides la siguiente acción, también tienes que decidir si merece la pena dedicarle tiempo, energía y recursos. Debes decidir si te tomas en serio lo que vas a hacer y si sabes en qué te estás metiendo.
En segundo lugar, la pregunta conlleva responsabilidad. Ya sabes cuál es la siguiente acción; ahora, ¿quién va a hacerla? La cultura de colaboración de muchas empresas hace que sea fácil evitar asignar responsabilidades o culpar a alguien, pero para que una acción se lleve a cabo es necesario que alguien se encargue de ella.
En tercer lugar, la pregunta aporta productividad. Es más difícil evitar hacer una...
Resumen en PDF Capítulo 14: La ciencia cognitiva respalda los métodos GTD
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Concentración total a través del flujo
La fluidez es el estado en el que se está totalmente comprometido y se rinde al máximo; los deportistas lo llaman "estar en la zona".
El programa GTD facilita varias condiciones necesarias para experimentar el flujo:
- Debes trabajar en una sola actividad. El objetivo de GTD es despejar tu mente para que puedas centrarte en una tarea cada vez.
- Debes tener objetivos claros en mente. El sistema GTD requiere que definas proyectos, resultados deseados y próximas acciones, para que sepas el propósito que hay detrás de cada actividad que realizas.
- Debes recibir algún tipo de feedback. El programa GTD te ayuda a ver y seguir tu progreso en tus listas de acciones y proyectos, lo cual es una forma de feedback.
Cuando logras fluir, experimentas:
- Concentración total
- Sensación de control
- Claridad de sus objetivos
- Poca o ninguna timidez
- Sin sentido del tiempo
- Motivación intrínseca
Una vez que has experimentado el flujo, es probable que te sientas atraído a repetir la actividad. En otras palabras, si experimentas flow mientras realizas una tarea en el trabajo, eso te motivará a hacerla más veces.
Capital Psicológico: Un estado sin estrés...
Resumen en PDF Capítulo 15: Dominar el programa GTD
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Una vez que tengas controlados todos los elementos de acción, puedes centrarte en las razones que hay detrás de esas acciones: los proyectos. Tus proyectos están relacionados con tus distintas funciones y responsabilidades, así que centrarte en los Horizontes 1 y 2 te ayudará a asegurarte de que todo el tiempo que se te pide está en consonancia con tus valores y objetivos.
Has alcanzado el nivel 2 de maestría cuando:
- Tienes una lista de Proyectos completa y actualizada. A este nivel, crea un proyecto para abordar cualquier cosa que te llame la atención, incluso cuestiones relativamente sutiles y abstractas como mejorar una relación.
- Tienes una lista completa y actualizada de tus funciones, responsabilidades e intereses en todas las áreas de tu vida. Cuando tengas y revises esta lista, identifica las mejoras que quieres hacer dentro de esas funciones y responsabilidades y conviértelas en proyectos.
- Has adaptado el sistema GTD para que se ajuste a tu estilo de vida, necesidades y dirección vital más allá de las tareas diarias. En este punto, has interiorizado las prácticas y elementos del sistema GTD y utilizas el sistema sin pensar en ello.
- Respondes a los retos de la vida apoyándote más en el sistema GTD, en lugar de alejarte de él. Reconoces que...