O método de gestão do tempo em 3 etapas de Peter Drucker

Este artigo é um excerto do guia do livro Shortform "The Effective Executive" de Peter F. Drucker. Shortform tem os melhores resumos e análises do mundo de livros que deveria estar a ler.

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O que é que Peter Druker tem a dizer sobre a gestão do tempo? Em que é que a sua abordagem à gestão do tempo difere dos métodos mais convencionais?

A abordagem de gestão do tempo de Peter Drucker consiste em três passos: 1) analisar o seu tempo, 2) eliminar os desperdiçadores de tempo e 3) bloquear o tempo. Este conselho é diferente do que outros livros de gestão do tempo recomendam, na medida em que começa por analisar a forma como gasta atualmente o seu tempo.

Iremos explorar cada uma destas etapas e a forma como continuam a ser aplicadas atualmente.

Gerir o seu tempo

Os executivos têm pouco tempo não programado ou discricionário para começar, escreve Drucker, e estão sob pressão constante para o utilizar de forma reactiva, lidando com o que quer que surja.

Para conseguir tempo livre, o sistema de gestão do tempo de Peter Drucker divide-se em três etapas:

1. Analise o seu tempo: Acompanhe, analise e monitorize regularmente para onde vai o seu tempo.
2. Eliminar os desperdiçadores de tempo: Com base no que a sua análise lhe diz, elimine, reduza ou delegue actividades improdutivas.
3. Bloco de tempo: Organize o seu tempo livre em blocos (unidades de 90 minutos ou meios dias), nos quais trabalha na sua contribuição para o desempenho da organização. 

1. Analise o seu tempo

Desde o advento da Gestão Científica, em 1900, para otimizar a produção fabril, temos vindo a registar e a gerir o tempo gasto em trabalho manual. Identificar e eliminar o tempo perdido aumentou a eficiência e reduziu os custos. Drucker defende que os executivos e os trabalhadores do conhecimento devem igualmente eliminar os desperdícios de tempo para aumentar a sua eficácia e obter melhores resultados. 

A abordagem de gestão do tempo de Peter Drucker começa com a análise da forma como gasta atualmente o seu tempo. Ele diz que é importante controlar e compreender o que está a fazer com o seu tempo porque:

• A sua noção de tempo é distorcida: A posteriori, a sua memória de como gastou o seu tempo será imprecisa. Drucker refere que a investigação mostra que as pessoas são péssimas a manter a noção do tempo; quando isoladas numa sala sem janelas, com ou sem luzes, perdem a noção do tempo e subestimam ou sobrestimam o tempo que passou.Shortform NotaShortform : investigações mais recentes sublinham a nossa dificuldade em estimar a passagem do tempo - porexemplo, o trabalho absorvente e até o consumo de cafeína podem fazer com que o tempo pareça passar rapidamente. Para combater a perceção errada do tempo, tente quatro coisas: admita que tem um problema de perceção, controle o seu tempo, pratique a estimativa do tempo e aceite que não pode controlar totalmente o seu tempo).
• Além disso, aquilo em que achamos que devemos gastar o nosso tempo não é normalmente aquilo em que gastamos o nosso tempo.Shortform NotaShortform : Em As Primeiras Coisas PrimeiroStephen Covey recomenda que se reduza a diferença entre o que é mais importante para nós e aquilo em que realmente gastamos o nosso tempo, aprendendo a dar prioridade às coisas importantes em detrimento das coisas urgentes).
• O tempo é o seu fator limitante: A sua capacidade de realizar qualquer coisa - a sua produção - é limitada pelo tempo, que é o seu recurso mais escasso. Não é possível aumentar ou repor o tempo - por isso, é preciso perceber para onde ele vai.Shortform NotaShortform : Em 10XGrant Cardone fala em "multiplicar o tempo" fazendo mais no tempo que tem - como fazer 10 chamadas de vendas em 15 minutos em vez de cinco - mas isso é aumentar a produtividade/eficiência, não necessariamente a eficácia).

As diretrizes de Drucker para controlar o seu tempo são:

• Mantenha um registo à medida que vai fazendo as coisas, anotando tudo o que faz e o tempo que demora. Faça isto durante três ou quatro semanas de cada vez, duas vezes por ano. O método ou formato específico que utiliza não importa.Shortform NotaShortform : as aplicações de controlo do tempo, como o RescueTime, podem ser úteis, especialmente para registar automaticamente o que está a fazer no ecrã - uma proporção cada vez maior da utilização do tempo que proporciona inúmeras oportunidades de distração. Tal como este trabalhador do conhecimento que controlou o seu tempo, poderá ficar surpreendido com o pouco trabalho concentrado que está a realizar).
• Após cada período registado, repense e reveja a sua agenda. Muitas pessoas regressam a um padrão de perda de tempo em cerca de seis meses, diz Drucker, pelo que é necessária uma vigilância e um ajustamento constantes para evitar esta deriva.Shortform NotaShortform : O Projeto Felicidade recomenda tomar notas diárias sobre o que funcionou - o que realizou, quando e como, para identificar e replicar os seus hábitos e momentos mais produtivos, para que os possa tornar rotineiros).

2. Eliminar as perdas de tempo 

Depois de registar o seu tempo durante algumas semanas, Drucker aconselha a eliminar as actividades que desperdiçam tempo através dos seguintes passos:

1) Identificar e eliminar as actividades que não produzem resultados, incluindo as que não precisam de ser feitas. Para cada item do seu registo de tempo, pergunte a si próprio o que aconteceria se não o tivesse feito ou se não o fizesse no futuro. Se a resposta for nada, deixe de o fazer. Drucker afirma que a maioria dos executivos poderia eliminar cerca de 25% das suas actividades sem que ninguém se apercebesse; cita discursos, eventos sociais, participação em comissões, cargos de direção e almoços ou jantares como frequentemente desnecessários. 

2) Determine quais as actividades que podem ser realizadas tão bem ou melhor por outra pessoa e delegue-as. Apesar de algumas pessoas considerarem que delegar é ser preguiçoso ou aproveitar-se de um subordinado, Drucker enfatiza que, como executivo, está a ser pago pela sua contribuição única para o desempenho da organização - e quando se deixa distrair por tarefas que outra pessoa pode fazer, prejudica a sua eficácia e a da organização.

3) Identificar as formas como desperdiça o tempo dos outros (e, por conseguinte, o seu próprio). Drucker aconselha a perguntar aos seus empregados e colegas o que faz que lhes faz perder tempo (que não aumenta a sua eficácia ou contribuição). 

Pode estar a fazer algo que é produtivo para si, mas que continua a desperdiçar o tempo dos outros - por exemplo, exigir que um colaborador acompanhe os dados semanais e produza um relatório que ocasionalmente consulta, mas que não é útil para o colaborador que o cria.

4) Eliminar os desperdícios de tempo resultantes de uma má gestão. Drucker identifica vários tipos de perdas de tempo resultantes de uma má gestão. Estes estão sob o seu controlo e são, portanto, solucionáveis:

Perda de tempo resultante da falta de planeamento. Um exemplo é a crise recorrente - por exemplo, a auditoria anual - que de repente exige toda a atenção de todos porque foi deixada para o último minuto. Uma crise recorrente em torno de um evento regular pode ser prevista e evitada através da criação de uma rotina que os trabalhadores administrativos possam gerir.Shortform NotaShortform : A gestão de crises - não éa mesma coisa que gestão de crises - tem muitas desvantagens. A maior é que a preocupação em apagar incêndios mantém-nos em modo de luta ou fuga, bloqueando o pensamento de ordem superior necessário para a resolução de problemas. Além disso, impede a resolução de problemas futuros, o planeamento ou a comunicação eficaz).

Perda de tempo resultante de informações mal tratadas. Os exemplos incluem:

• A informação não chega às pessoas que precisam dela, quando precisam dela. Por exemplo, um diretor de produção pode não informar um representante de vendas que os problemas do equipamento vão atrasar o cumprimento de uma encomenda - e o representante pode ser apanhado de surpresa por uma chamada de um cliente zangado com o prazo de entrega não cumprido.Shortform NotaShortform : Um antídoto para o problema de a informação não chegar a quem precisa dela é uma política de transparência em toda a empresa).
• A informação não está num formato útil. Os gestores que não obtêm números úteis podem passar o tempo a rastrear números e a criar os seus próprios relatórios. (Um artigo da Inc. de 2018 estimou que 73% dos dados da empresa não são aplicados porque não estão numa forma viável) .
• Shortform NotaShortform : Um problema ainda maior com a má gestão da informação hoje em dia é que ela chega às pessoas erradas pessoas erradas devido a violações de dados. Isto faz perder muito tempo e dinheiro a resolver os problemas e a colmatar as lacunas e, claro, desperdiça a boa vontade e a credibilidade junto dos clientes e consumidores, para os quais pode causar enormes problemas. As causas comuns das violações incluem malware, acções impróprias dos empregados, incluindo roubo, e erro humano).

Desperdício de tempo resultante de demasiadas reuniões. Drucker defende que uma das piores coisas de uma má organização é o facto de gerar um número excessivo de reuniões, o que impede os executivos e outras pessoas de realizarem trabalho importante.Shortform NotaShortform : um artigo de 2017 da HBR observou que os executivos passam cerca de 23 horas por semana em reuniões, em comparação com 10 horas na década de 1960. Outros inquéritos e estimativas variam muito mais. O artigo salienta que muitas reuniões não só desperdiçam tempo como também interrompem o trabalho profundo). 

Drucker diz que as reuniões não devem ocupar mais de um quarto do tempo de uma organização - e se os executivos gastam mais do que isso em reuniões, há um problema estrutural:

• Um trabalho está a ser distribuído por demasiadas pessoas; a responsabilidade não é clara, ou a informação está a ser partilhada com demasiadas pessoas, em vez de ser dirigida a quem dela necessita.Shortform NotaShortform : As responsabilidades vagas no trabalho não só desperdiçam tempo, como também causam stress aos empregados e prejudicam a produtividade).
• A estratégia da organização pode não ser clara, o que leva a que as pessoas façam trabalho sobreposto ou trabalho sem importância. 
• Shortform NotaShortform : Um artigo da Inc. sugere outras razões para o excesso de reuniões, incluindo gestores que demonstram domínio, equipas que atrasam o trabalho ou uma decisão, ou pessoas que protegem ou tentam expandir o seu território).

Drucker diz que as reuniões devem ser a exceção e não a regra. Por vezes, são necessárias - as pessoas têm de cooperar, partilhando conhecimentos e informações para realizar uma tarefa específica. Mas, para evitar a perda de tempo, as reuniões devem ser objectivas e orientadas. Na sua discussão sobre a prática n.º 3, Drucker defende que as suas reuniões devem centrar-se especificamente no aumento da sua contribuição para a organização; discutiremos isto em pormenor mais tarde.

3. Consolidar e bloquear o tempo

O terceiro passo para gerir o seu tempo (depois de o analisar e cortar os desperdiçadores de tempo), de acordo com Drucker, é aproveitar ao máximo o pouco tempo não programado que lhe resta (o seu tempo livre para tarefas importantes que contribuem para assinar

O autor afirma que isto representa apenas 25% do seu tempo total.) Segundo ele, isto corresponde normalmente a apenas 25% do seu tempo total - os outros 75% são gastos em coisas que não são necessariamente produtivas, mas que tem de fazer - por exemplo, fazer chamadas para clientes.

A forma de tirar o máximo partido deste tempo é consolidá-lo em blocos tão grandes quanto possível. Drucker defende que pequenos incrementos de tempo são inúteis - não se pode escrever um relatório dedicando-lhe 15 minutos por dia. Se tentar, não chegará a lado nenhum e terá de começar de novo na próxima vez. Mas se conseguir ter quatro ou cinco horas de tempo ininterrupto, pode criar um rascunho sólido que pode ser desenvolvido mais tarde em incrementos de tempo mais pequenos.

Shortform NotaShortform : Embora o bloqueio do tempo (também designado por time boxing) seja amplamente recomendado e praticado atualmente, era novidade quando Drucker escreveu pela primeira vez sobre o assunto).

Drucker sugere as seguintes formas de consolidar o seu tempo:

• Trabalhar em casa um dia por semana e/ou trabalhar algumas horas em casa todas as manhãs.Shortform NotaShortform : Drucker estava à frente do seu tempo com esta recomendação; nos últimos anos, a tecnologia tornou o trabalho a partir de casa mais viável, mas os empregadores resistiram-lhe até se tornar a norma durante a pandemia de Covid. Nessa altura, muitos trabalhadores à distância tiveram dificuldade em manter-se concentrados. As dicas de produtividade do teletrabalho tornaram-se populares, bem como técnicas como a Pomodoro, que alterna períodos de trabalho com pausas utilizando um temporizador).
• Programe as tarefas operacionais (reuniões, revisões, etc.) para dois dias por semana e reserve as outras três manhãs para trabalhar em projectos importantes, com blocos de 90 minutos para cada tarefa. Isto deixa três tardes para as coisas não programadas que vão surgindo. No entanto, Drucker recomenda que não se consolidem as tarefas menores num bloco de tempo, porque isso reforça a mentalidade de dar prioridade às coisas menos importantes, e estas mordiscam o tempo livre; presumivelmente, Drucker delegaria o maior número possível de tarefas menores, mas não diz o que fazer com o resto.Shortform NotaShortform : Em contrapartida, alguns métodos de bloqueio do tempo recomendam "agrupar" pequenas tarefas, especialmente as semelhantes, num bloco de tempo).

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• Como gerir-se a si próprio antes de gerir os outros
• As cinco práticas que qualquer pessoa pode aprender para ser mais eficaz
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