Método de gerenciamento de tempo em três etapas de Peter Drucker

Este artigo é um trecho do guia do livro Shortform "The Effective Executive" , de Peter F. Drucker. Shortform tem os melhores resumos e análises do mundo sobre os livros que você deveria estar lendo.

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O que Peter Druker tem a dizer sobre gerenciamento de tempo? Como sua abordagem de gerenciamento de tempo difere dos métodos mais convencionais?

A abordagem de gerenciamento de tempo de Peter Drucker consiste em três etapas: 1) analisar seu tempo, 2) eliminar os desperdiçadores de tempo e 3) bloquear o tempo. Esse conselho é diferente do que outros livros de gerenciamento de tempo recomendam, pois começa com a análise de como você gasta seu tempo atualmente.

Exploraremos cada uma dessas etapas e como elas continuam a ser aplicadas atualmente.

Gerenciando seu tempo

Os executivos têm pouco tempo não programado ou discricionário para começar, escreve Drucker, e estão sob constante pressão para usá-lo de forma reativa, lidando com o que quer que apareça.

Para conseguir tempo livre, o sistema de gerenciamento de tempo de Peter Drucker é dividido em três etapas:

1. Analise seu tempo: Acompanhe, analise e monitore regularmente o destino do seu tempo.
2. Corte os desperdiçadores de tempo: Com base no que sua análise lhe diz, elimine, reduza ou delegue atividades improdutivas.
3. Bloco de tempo: Organize seu tempo livre em blocos (unidades de 90 minutos ou meio dia), nos quais você trabalha em sua contribuição para o desempenho da organização. 

1. Analise seu tempo

Desde o advento da Administração Científica, em 1900, para otimizar a produção da fábrica, registramos e gerenciamos o tempo gasto no trabalho manual. A identificação e a eliminação do tempo desperdiçado aumentaram a eficiência e reduziram os custos. Drucker argumenta que os executivos e os profissionais do conhecimento devem, da mesma forma, eliminar o desperdício de tempo para aumentar sua eficácia e obter melhores resultados. 

A abordagem de gerenciamento de tempo de Peter Drucker começa com a análise de como você gasta seu tempo atualmente. Ele diz que é importante acompanhar e entender o que você está fazendo com seu tempo porque:

• Sua noção de tempo é distorcida: Após o fato, sua memória de como gastou seu tempo será imprecisa. Drucker observa que as pesquisas mostram que as pessoas são péssimas em manter o controle do tempo; quando isoladas em uma sala sem janelas, com ou sem luzes, elas perdem a noção do tempo e subestimam ou superestimam o tempo que passou.Shortform NotaShortform : Pesquisas mais recentes ressaltam nossa dificuldade em estimar a passagem do tempo - porexemplo, o trabalho absorvente e até mesmo o uso de cafeína podem fazer com que o tempo pareça passar rapidamente. Para combater a percepção errônea do tempo, tente quatro coisas: admitir que tem um problema de percepção, controlar seu tempo, praticar a estimativa do tempo e aceitar que não pode controlar totalmente seu tempo).
• Além disso, você acha que deveria dedicar seu tempo àquilo em que geralmente não se dedica.Shortform NotaShortform : Em First Things FirstStephen Covey recomenda fechar a lacuna entre o que é mais importante para nós e aquilo em que realmente gastamos nosso tempo, aprendendo a priorizar as coisas importantes em detrimento das coisas urgentes).
• O tempo é seu fator limitante: Sua capacidade de realizar qualquer coisa - sua produção - é limitada pelo tempo, que é seu recurso mais escasso. Não é possível aumentar ou repor o tempo - portanto, você precisa entender para onde ele está indo.Shortform NotaShortform : Em 10XGrant Cardone fala sobre "multiplicar o tempo" fazendo mais no tempo que você tem - como fazer 10 ligações de vendas em 15 minutos em vez de cinco - mas isso é aumentar a produtividade/eficiência, não necessariamente a eficácia).

As diretrizes de Drucker para controlar seu tempo são:

• Mantenha um registro enquanto faz as coisas, anotando tudo o que faz e quanto tempo leva. Faça isso por três ou quatro semanas de cada vez, duas vezes por ano. O método ou formato específico que você usa não importa.Shortform NotaShortform : aplicativos de controle de tempo, como o RescueTime, podem ser úteis, especialmente para controlar automaticamente o que você está fazendo na tela - uma proporção cada vez maior do uso do tempo que oferece inúmeras oportunidades de distração. Como esse trabalhador do conhecimento que monitorou seu tempo, você pode se surpreender com o pouco trabalho focado que está realizando).
• Após cada período registrado, repense e revise sua agenda. Muitas pessoas voltam a um padrão de perda de tempo em cerca de seis meses, diz Drucker, portanto, é preciso vigilância e ajustes constantes para evitar esse desvio.Shortform NotaShortform : O Projeto Felicidade recomenda fazer anotações diárias sobre o que funcionou - o que você realizou, quando e como, a fim de identificar e replicar seus hábitos e horários mais produtivos, para que você possa torná-los rotina).

2. Corte os desperdícios de tempo 

Depois de registrar seu tempo por algumas semanas, Drucker aconselha a eliminar suas atividades que desperdiçam tempo com estas etapas:

1) Identifique e elimine as atividades que não produzem resultados, inclusive as que não precisam ser feitas. Para cada item do seu registro de horas, pergunte a si mesmo o que aconteceria se você não o tivesse feito ou se não o fizesse no futuro. Se a resposta for nada, pare de fazê-lo. Drucker afirma que a maioria dos executivos poderia eliminar cerca de 25% de suas atividades sem que ninguém percebesse; ele cita discursos, eventos sociais, participação em comitês, diretorias e almoços ou jantares como muitas vezes desnecessários. 

2) Determine quais atividades poderiam ser realizadas tão bem ou melhor por outra pessoa e delegue-as. Embora algumas pessoas considerem que delegar é ser preguiçoso ou tirar vantagem de um subordinado, Drucker enfatiza que, como executivo, você está sendo pago por sua contribuição exclusiva para o desempenho da organização - e quando você se deixa distrair por tarefas que outra pessoa pode fazer, você prejudica sua eficácia e a da organização.

3) Identifique as maneiras pelas quais você desperdiça o tempo dos outros (e, portanto, o seu próprio). Drucker aconselha perguntar a seus funcionários e colegas o que você faz que os faz perder tempo (que não aumenta a eficácia ou a contribuição deles). 

Você pode estar fazendo algo que é produtivo para você, mas que ainda desperdiça o tempo dos outros - por exemplo, exigir que um funcionário rastreie dados semanais e produza um relatório que você ocasionalmente consulta, mas que não é útil para o funcionário que o criou.

4) Eliminar os desperdícios de tempo resultantes de uma má administração. Drucker identifica vários tipos de perda de tempo resultantes de uma má administração. Eles estão sob seu controle e, portanto, podem ser corrigidos:

Desperdício de tempo resultante da falta de planejamento. Um exemplo é a crise recorrente - por exemplo, a auditoria anual - que de repente exige a atenção total de todos porque foi deixada para o último minuto. Uma crise recorrente em torno de um evento regular pode ser prevista e evitada com a criação de uma rotina com a qual os funcionários administrativos possam lidar.Shortform NotaShortform : O gerenciamento de crises - não éa mesma coisa que gerenciamento de crises - tem muitas desvantagens. A maior delas é que a preocupação em apagar incêndios o mantém em modo de luta ou fuga, bloqueando o pensamento de ordem superior necessário para a solução de problemas. Além disso, impede a solução de problemas futuros, o planejamento ou a comunicação eficaz).

Desperdício de tempo resultante de informações mal tratadas. Os exemplos incluem:

• As informações não chegam às pessoas que precisam delas, quando elas precisam. Por exemplo, um gerente de produção pode deixar de informar a um representante de vendas que problemas no equipamento atrasarão o atendimento de um pedido - e o representante pode ser surpreendido por uma ligação de um cliente irritado com a perda do prazo de entrega.Shortform NotaShortform : um antídoto para o problema de as informações não chegarem a quem precisa delas é uma política de transparência em toda a empresa).
• As informações não estão em um formato útil. Os gerentes que não obtêm números úteis podem gastar tempo rastreando números e criando seus próprios relatórios. (Um artigo da Inc. de 2018 estimou que 73% dos dados da empresa não são aplicados porque não estão em uma forma viável) .
• Shortform NotaShortform : Um problema ainda maior com o manuseio incorreto das informações atualmente é que elas chegam às pessoas erradas . erradas pessoas erradas devido a violações de dados. Isso faz com que se perca muito tempo e dinheiro consertando os problemas e fechando as brechas e, é claro, desperdiça a boa vontade e a credibilidade com clientes e consumidores, para os quais pode causar problemas enormes. As causas comuns de violações incluem malware, ações impróprias de funcionários, inclusive roubo, e erro humano).

Desperdício de tempo resultante do excesso de reuniões. Drucker afirma que um dos piores aspectos da má organização é que ela gera um número excessivo de reuniões, o que impede que os executivos e outras pessoas realizem trabalhos importantes.Shortform NotaShortform : um artigo da HBR de 2017 observou que os executivos passam cerca de 23 horas por semana em reuniões, em comparação com 10 horas na década de 1960. Outras pesquisas e estimativas variam muito mais. O artigo ressalta que muitas reuniões não apenas desperdiçam tempo, mas também interrompem o trabalho profundo). 

Drucker diz que as reuniões não devem ocupar mais do que um quarto do tempo de uma organização - e se os executivos gastam mais do que isso em reuniões, há um problema estrutural:

• Um trabalho está sendo distribuído entre muitas pessoas; a responsabilidade não está clara ou as informações estão sendo compartilhadas com muitas pessoas, em vez de serem direcionadas àquelas que precisam delas.Shortform NotaShortform : Responsabilidades vagas no trabalho não apenas desperdiçam tempo, mas também causam estresse nos funcionários e prejudicam a produtividade).
• A estratégia da organização pode não ser clara, o que faz com que as pessoas realizem trabalhos sobrepostos ou sem importância. 
• Shortform NotaShortform : um artigo da Inc. sugere outros motivos para o excesso de reuniões, incluindo gerentes que demonstram domínio, equipes que atrasam o trabalho ou uma decisão, ou pessoas que protegem ou tentam expandir seu território).

Drucker diz que as reuniões devem ser a exceção e não a regra. Às vezes, elas são necessárias - as pessoas precisam cooperar compartilhando conhecimento e informações para realizar uma tarefa específica. Mas, para evitar a perda de tempo, as reuniões devem ser objetivas e focadas. Em sua discussão sobre a prática nº 3, Drucker argumenta que suas reuniões devem se concentrar especificamente no aumento de sua contribuição para a organização; discutiremos isso em detalhes mais adiante.

3. Consolidação e bloqueio de tempo

A terceira etapa para gerenciar seu tempo (depois de analisá-lo e cortar os desperdiçadores de tempo), de acordo com Drucker, é aproveitar ao máximo o pouco tempo não programado que lhe resta (seu tempo livre para tarefas importantes que contribuem para assinar o contrato de trabalho).

Ele diz que isso normalmente corresponde a apenas 25% do seu tempo total.) Ele diz que isso normalmente corresponde a apenas 25% do seu tempo total - você gasta os outros 75% em coisas que não são necessariamente produtivas, mas que você precisa fazer - por exemplo, fazer ligações para clientes.

A maneira de aproveitar ao máximo esse tempo é consolidá-lo em blocos tão grandes quanto possível. Drucker afirma que pequenos incrementos de tempo são inúteis - você não pode escrever um relatório dedicando 15 minutos por dia a ele. Se tentar, não chegará a lugar algum e terá de começar tudo de novo na próxima vez. Mas se conseguir quatro ou cinco horas de tempo ininterrupto, poderá criar um rascunho sólido que poderá ser aperfeiçoado posteriormente em incrementos de tempo menores.

Shortform NotaShortform : Embora o bloqueio de tempo (também chamado de time boxing) seja amplamente recomendado e praticado hoje em dia, ele era novo quando Drucker escreveu sobre isso pela primeira vez).

Drucker sugere as seguintes maneiras de consolidar seu tempo:

• Trabalhar em casa um dia por semana e/ou trabalhar algumas horas em casa todas as manhãs.Shortform NotaShortform : Drucker estava à frente de seu tempo com essa recomendação; nos últimos anos, a tecnologia tornou o trabalho em casa (WFH) mais viável, mas os empregadores resistiram até que se tornou a norma durante a pandemia de Covid. Então, muitos trabalhadores remotos acharam difícil manter o foco. As dicas de produtividade do WFH se tornaram populares, assim como técnicas como a Pomodoro, que alterna períodos de trabalho com intervalos usando um cronômetro).
• Programe as tarefas operacionais (reuniões, revisões e assim por diante) em dois dias da semana e, em seguida, reserve as outras três manhãs para trabalhar nos principais projetos, com blocos de 90 minutos para cada tarefa. Isso deixa três tardes para as coisas não programadas que surgirem. No entanto, Drucker recomenda não consolidar tarefas menores em um bloco de tempo, pois isso reforça a mentalidade de dar prioridade a coisas menos importantes, o que acaba reduzindo o tempo livre; presumivelmente, Drucker delegaria o máximo possível de tarefas menores, mas não diz o que fazer com o restante.Shortform NotaShortform : Em contrapartida, alguns métodos de bloqueio de tempo recomendam "agrupar" pequenas tarefas, especialmente as semelhantes, em um bloco de tempo).

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Veja o que você encontrará em nosso resumo completo do The Effective Executive :

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