Por qué es importante hacer preguntas (+Técnicas útiles)

Este artículo es un extracto de la guía del libro de Shortform "La trampa del consejo" de Michael Bungay Stanier. Shortform tiene los mejores resúmenes y análisis del mundo de los libros que debería leer.

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¿Por qué es importante hacer preguntas en la comunicación? ¿Cómo formular mejores preguntas?

Según el experto en liderazgo Michael Bungay Stanier, hacer preguntas es importante en todas las formas de comunicación porque ayuda a evitar la trampa de dar consejos. En su libro The Advice Trap, explica las ventajas de hacer preguntas frente a los inconvenientes de ofrecer sugerencias.

Siga leyendo para saber por qué es importante hacer preguntas, incluidos los consejos de Stanier para hacer mejores preguntas.

La importancia de hacer preguntas

Michael Bungay Stanier sostiene que cuando se aprende a abordar las conversaciones difíciles con preguntas en lugar de sugerencias, se desbloquea todo el potencial de los demás y uno se libera de cargas innecesarias. En La trampa del consejo, Stanier explica con más detalle por qué es importante hacer preguntas y especifica siete preguntas que pueden guiarle para mantener una comunicación productiva y eficaz con los demás. También explica cómo las preguntas pueden orientar la forma de dar consejos.

En este artículo explicaremos por qué es importante hacer preguntas, detallando cómo pueden ayudarle a resolver conversaciones difíciles o a alcanzar soluciones más eficaces, según los consejos de Stanier.

¿Qué preguntas son importantes?

Las siete preguntas de Stanier pueden agruparse en cuatro categorías, cada una de las cuales le ayudará a resolver eficazmente situaciones difíciles en las que podría verse tentado a dar consejos:

1) Comprender la situación: Stanier dice que es importante que empieces haciendo preguntas sobre los pensamientos de la otra persona: "¿En qué estás pensando?". Cuando preguntas a alguien qué está ocupando su mente, le dejas tomar la iniciativa a medida que expresa su situación.

A continuación, pregunte si hay algo más. Esto puede evitar que se pasen por alto puntos clave, y hace que el miembro de tu equipo se sienta apoyado y valorado.

2) Centre la conversación: Trata de identificar el principal problema al que te enfrentas y cuál es el objetivo del miembro de tu equipo. Es importante hacer una pregunta del tipo: "¿Cuál es el principal reto al que te enfrentas?" porque te permite eliminar los problemas que te distraen y centrarte en resolver el verdadero obstáculo.

A continuación, pregunte a los miembros de su equipo qué quieren conseguir -su objetivo- para hacerse una idea del progreso que esperan lograr.

3) Considera opciones alternativas: Puedes ayudar a los miembros de tu equipo a entender las opciones que tienen a su disposición haciéndoles preguntas como: "Si sigues con esta idea, ¿a qué estamos diciendo 'no'?". Al pedirles que consideren posibles alternativas, puedes infundirles confianza en las acciones que van a emprender.

4) Reflexiona sobre la conversación: Según Stanier, se puede fomentar la reflexión a largo plazo reflexionando sobre la conversación y los pasos siguientes. Si preguntas: "¿Cómo puedo ayudarte?" , podrás ofrecer apoyo de la forma más beneficiosa para ambos. Para ayudar a tu equipo a crecer, termina con una nota positiva identificando las lecciones aprendidas: "¿Qué fue útil de nuestra conversación?".

Preguntas para la negociación

Hacer preguntas para el coaching se parece en muchos aspectos a hacer preguntas durante una negociación. En ambas situaciones, intentas comunicarte con claridad y eficacia para llegar a una solución o a un entendimiento con otra persona.

Al igual que Stanier, Christopher Voss en Never Split the Difference aboga por dejar que la otra persona dirija la conversación para ayudarte a alcanzar tus objetivos de negociación. En muchos sentidos, las siete preguntas de Stanier para identificar un enfoque para resolver una cuestión específica son paralelas al consejo de Voss:

- Open-Ended Questions (Preguntas abiertas): Voss también aboga por utilizar preguntas abiertas para que el interlocutor pueda proporcionar información útil para que usted comprenda la situación. Sostiene que esto es útil en el campo de la negociación para dar a la otra persona una impresión de control mientras usted la guía hacia el resultado deseado. Al igual que Stanier, propone preguntas que centren la conversación en la otra persona como: "¿Qué esperas conseguir?". Esto les anima a aportar soluciones.

- Resumir: Tanto en el trabajo como en la negociación, lo que buscas es un compromiso firme. Al negociar, Voss sugiere que hagas preguntas que consigan que la otra persona diga "no", lo que también fomentará en ella una sensación de control. Esta táctica es paralela a la sugerencia de Stanier de considerar opciones alternativas. Después, Voss también sugiere resumir lo que se ha conseguido durante la conversación para establecer una relación y un entendimiento duraderos.

Cómo utilizar las preguntas para dar consejos

Aunque Stanier sostiene que ofrecer consejos no siempre es la mejor solución, también cree que un buen líder debe saber dar consejos de calidad cuando son necesarios. Presenta cuatro consejos para hacerlo:

Consejo nº 1: Ofrezca respuestas sencillas a preguntas sencillas: a veces, una pregunta directa como "¿A qué hora debo terminar este proyecto?" puede responderse con una respuesta sencilla en lugar de analizar la situación en profundidad. En estos casos, ofrecer la respuesta sería lo más útil y solidario que puedes hacer.

Consejo nº 2: Disminuya la presión: parezcamenos seguro sobre sus sugerencias o, de lo contrario, es posible que la gente ni siquiera las cuestione. Haz hincapié en que tu consejo no es una orden, sino simplemente una idea o sugerencia, con frases como "Esto es solo una idea que tengo..." o "No estoy seguro de si esto es algo que podrías considerar...".

Consejo nº 3: Sea claro: expongasus consejos sin rodeos. Asegúrese de que sus sugerencias son claras y completas.

Consejo nº 4: Resuma: hagapreguntas para calibrar cómo se ha recibido su consejo, como por ejemplo: "¿Le ha servido de algo?". Pedir feedback puede ayudarte a consolidar tus hábitos de coaching.

Cuatro categorías de consejos

Aunque los consejos de Stanier ofrecen sugerencias sobre cómo dar consejos, no da muchas pistas sobre el contenido que deben tener tus consejos para las distintas situaciones. Cuando alguien te pida tu opinión, puedes tener en cuenta el tipo de consejo que podría estar buscando. Los investigadores han identificado cuatro tipos diferentes de consejo que pueden ayudar a garantizar que tu consejo sea valioso y específico:

1) Discreto: estacategoría de consejo refleja el primer consejo de Stanier de dar una respuesta sencilla a una pregunta directa. Este tipo de asesoramiento es útil en situaciones en las que alguien busca recomendaciones sobre opciones o cursos de acción específicos. Alguien podría preguntar: "¿Con cuántas personas debería colaborar en este proyecto?"

2) Aconsejar : Cuandoalguien no está seguro de cómo desenvolverse en una situación nueva y desconocida, probablemente esté buscando consejo. El consejo que esperan suele consistir en una explicación del proceso o de cómo deben abordar la situación. Un ejemplo podría ser: "¿Cómo debo negociar los términos de este contrato?". En tales situaciones, el consejo de Stanier de ser claro sería especialmente importante.

3) Coaching: estaforma de asesoramiento "coaching" difiere del uso más amplio que Stanier hace del término en que se refiere más específicamente a las habilidades personales de alguien. Como este tipo de consejo es más personal, el consejo de Stanier de rebajar tu autoridad es más importante en este caso. Una persona que busque asesoramiento de coaching podría preguntar: "¿Cómo puedo comunicarme mejor con mi equipo?"

4) Mentoring : alguien quebusca asesoramiento de mentoring suele buscar orientación a más largo plazo para oportunidades personales. Las preguntas que solicitan consejo de mentor podrían sonar como: "¿Debería aceptar el ascenso?". Estas situaciones también requerirían claridad, como la recomendación de Stanier, y también podrían ser un buen momento para resumir, para asegurarse de que la relación de asesoramiento a largo plazo que está formando es saludable.

Al comprender que diferentes situaciones pueden requerir diferentes tipos de asesoramiento y aplicar los consejos de Stanier anteriores, puede asegurarse de que en los momentos en los que realmente se requiera asesoramiento, sus sugerencias sean valiosas y útiles para su equipo.

Ejercicio: Enfocar una conversación con preguntas

Hemos aprendido por qué es importante hacer preguntas y cómo puede ayudarnos a diferenciar entre un tema de distracción y un reto principal. Ahora, podemos practicar la aplicación de las preguntas de Stanier a las conversaciones difíciles.

Piensa en una ocasión reciente en la que hayas mantenido una conversación improductiva con alguien. ¿Cuál era la situación? Describe qué obstáculo(s) hizo que esa conversación fuera confusa o incluso irritante. (Por ejemplo, ¿la conversación se centró en culpar a alguien que no estaba presente?)