El método de gestión del tiempo en 3 pasos de Peter Drucker

Este artículo es un extracto de la guía del libro de Shortform "El ejecutivo eficaz" de Peter F. Drucker. Shortform tiene los mejores resúmenes y análisis del mundo de los libros que debería leer.

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¿Qué opina Peter Druker sobre la gestión del tiempo? ¿En qué se diferencia su método de gestión del tiempo de los métodos más convencionales?

El método de gestión del tiempo de Peter Drucker consta de tres pasos: 1) analice su tiempo, 2) elimine las pérdidas de tiempo y 3) bloquee el tiempo. Este consejo difiere de lo que recomiendan otros libros de gestión del tiempo en que empieza por analizar cómo empleas tu tiempo actualmente.

Analizaremos cada uno de estos pasos y cómo se siguen aplicando hoy en día.

Gestión del tiempo

Para empezar, los ejecutivos disponen de poco tiempo no programado o discrecional, escribe Drucker, y están sometidos a una presión constante para utilizarlo de forma reactiva, ocupándose de lo que surja.

Para conseguir tiempo discrecional, el sistema de gestión del tiempo de Peter Drucker se divide en tres pasos:

1. Analice su tiempo: Rastrea, analiza y controla regularmente a dónde va tu tiempo.
2. Reduzca las pérdidas de tiempo: En función de los resultados de su análisis, elimine, reduzca o delegue las actividades improductivas.
3. Bloque de tiempo: Organiza tu tiempo discrecional en bloques (unidades de 90 minutos o medias jornadas), en los que trabajarás en tu contribución al rendimiento de la organización. 

1. Analice su tiempo

Desde la aparición de la Gestión Científica en 1900 para optimizar la producción en las fábricas, hemos registrado y gestionado el tiempo dedicado al trabajo manual. Identificar y eliminar el tiempo perdido ha aumentado la eficacia y reducido los costes. Drucker sostiene que los ejecutivos y los trabajadores del conocimiento también deberían eliminar el tiempo perdido para aumentar su eficacia y obtener mejores resultados. 

El enfoque de gestión del tiempo de Peter Drucker empieza por analizar cómo empleas tu tiempo actualmente. Dice que es importante controlar y comprender lo que haces con tu tiempo porque..:

• Tu sentido del tiempo se distorsiona: A posteriori, tu recuerdo de cómo empleaste el tiempo será inexacto. Drucker señala que las investigaciones demuestran que las personas son pésimas para controlar el tiempo; cuando están aisladas en una habitación sin ventanas, con o sin luz, pierden la noción del tiempo y subestiman o sobrestiman cuánto ha pasadoShortform NotaShortform : Investigaciones más recientes subrayan nuestros problemas para calcular el paso del tiempo;por ejemplo, el trabajo absorbente e incluso el consumo de cafeína pueden hacer que el tiempo parezca pasar rápidamente). Para combatir la percepción errónea del tiempo, prueba cuatro cosas: admite que tienes un problema de percepción, haz un seguimiento de tu tiempo, practica la estimación del tiempo y acepta que no puedes controlar totalmente tu tiempo).
• Además, a lo que uno cree que debe dedicar su tiempo no suele dedicárselo.Shortform Nota breve: En Primero, lo primero, Stephen Covey recomienda cerrar la brecha entre lo que es más importante para nosotros y aquello a lo que realmente dedicamos nuestro tiempo, aprendiendo a priorizar las cosas importantes sobre las urgentes).
• El tiempo es tu factor limitante: Tu capacidad para lograr cualquier cosa -tu rendimiento- está limitada por el tiempo, que es tu recurso más escaso. El tiempo no se puede aumentar ni reponer, así que hay que saber adónde va a parar.Shortform Nota breve: En La regla de oro de los negociosGrant Cardone habla de "multiplicar el tiempo" haciendo más en el tiempo de que se dispone -como hacer 10 llamadas de ventas en 15 minutos en lugar de cinco-, pero eso es aumentar la productividad/eficiencia, no necesariamente la eficacia).

Las directrices de Drucker para controlar tu tiempo son:

• Lleva un registro a medida que haces las cosas, anotando todo lo que haces y cuánto tiempo te lleva. Hazlo durante tres o cuatro semanas seguidas, dos veces al año. No importa el método o formato que utilices.Shortform Nota breve: las aplicaciones de control del tiempo, como RescueTime, pueden ser útiles, sobre todo para registrar automáticamente lo que se hace en la pantalla, una parte cada vez mayor del tiempo que se emplea y que ofrece innumerables oportunidades de distracción). Al igual que este trabajador del conocimiento que realizó un seguimiento de su tiempo, puede que te sorprenda el poco trabajo centrado que estás realizando).
• Después de cada periodo registrado, replantea y revisa tu horario. Según Drucker, muchas personas vuelven a perder el tiempo al cabo de unos seis meses, por lo que se requiere una vigilancia y un ajuste constantes para evitar esta deriva.Shortform Nota breve: El Proyecto Felicidad recomienda tomar notas diarias sobre lo que ha funcionado: qué has conseguido, cuándo y cómo, para identificar y reproducir tus hábitos y momentos más productivos, de modo que puedas convertirlos en rutina).

2. Reducir las pérdidas de tiempo 

Una vez que hayas registrado tu tiempo durante unas semanas, Drucker aconseja desterrar las actividades que te hacen perder el tiempo con estos pasos:

1) Identifique y elimine las actividades que no producen resultados, incluidas las cosas que no es necesario hacer en primer lugar. Para cada elemento de su registro de tiempo, pregúntese qué pasaría si no lo hubiera hecho o no lo hiciera en el futuro. Si la respuesta es nada, deje de hacerlo. Drucker afirma que la mayoría de los ejecutivos podrían eliminar alrededor del 25% de sus actividades sin que nadie se diera cuenta; cita discursos, actos sociales, pertenencia a comités, cargos directivos y comidas o cenas como actividades a menudo innecesarias. 

2) Determine qué actividades podría realizar otra persona igual de bien o mejor, y deléguelas. Aunque algunas personas consideran que delegar es de perezosos o de aprovecharse de un subordinado, Drucker subraya que, como ejecutivo, a usted se le paga por su contribución única al rendimiento de la organización, y cuando se permite distraerse de ello con tareas que puede hacer otra persona, socava su eficacia y la de la organización.

3) Identifique las formas en que hace perder el tiempo a los demás (y, por tanto, el suyo propio). Drucker aconseja preguntar a tus empleados y compañeros qué haces que les haga perder el tiempo (que no aumente su eficacia o contribución). 

Por ejemplo, pedir a un empleado que realice un seguimiento de los datos semanales y elabore un informe que usted consulta ocasionalmente pero que no es útil para el empleado que lo elabora.

4) Reducir las pérdidas de tiempo derivadas de una mala gestión. Drucker identifica varios tipos de pérdidas de tiempo derivadas de una mala gestión. Están bajo tu control y, por tanto, son solucionables:

Pérdida de tiempo por falta de planificación. Un ejemplo es la crisis recurrente -por ejemplo, la auditoría anual- que de repente requiere toda la atención de todo el mundo porque se dejó para el último minuto. Una crisis recurrente en torno a un acontecimiento periódico puede preverse y evitarse creando una rutina que los trabajadores administrativos puedan manejar.Shortform Nota breve: la gestión por crisis -que noes lo mismo que la gestión de crisis- tiene muchos inconvenientes. El principal es que la preocupación por apagar incendios te mantiene en modo lucha o huida, bloqueando el pensamiento de orden superior necesario para la resolución de problemas. Además, te impide solucionar problemas futuros, planificar o comunicarte con eficacia).

Pérdida de tiempo derivada de una mala gestión de la información. Por ejemplo:

• La información no llega a las personas que la necesitan, cuando la necesitan. Por ejemplo, un jefe de producción puede olvidarse de informar a un comercial de que los problemas del equipo retrasarán la entrega de un pedido, y el comercial puede verse sorprendido por la llamada de un cliente enfadado por el incumplimiento del plazo de entrega.Shortform Nota breve: un antídoto contra el problema de que la información no llegue a quienes la necesitan es una política de transparencia en toda la empresa).
• La información no es útil. Los gerentes que no obtienen números útiles pueden pasar tiempo rastreando números y creando sus propios informes. (Un artículo de Inc. de 2018 estimaba que el 73 % de los datos de las empresas no se aplican porque no están en una forma viable).
• Shortform NotaShortform : Un problema aún mayor de la mala gestión de la información hoy en día es que llega a las personas equivocadas Shortform equivocada a través de filtraciones de datos. Esto supone una enorme pérdida de tiempo y dinero para solucionar los problemas y cerrar las brechas y, por supuesto, dilapida la buena voluntad y la credibilidad ante clientes y consumidores, a los que puede causar enormes problemas. Entre las causas habituales de las filtraciones se encuentran el malware, las acciones indebidas de los empleados, incluido el robo, y los errores humanos).

Pérdida de tiempo por exceso de reuniones. Drucker sostiene que una de las peores cosas de una mala organización es que genera un número excesivo de reuniones, lo que impide a los ejecutivos y a otras personas realizar el trabajo importante.Shortform Nota breve: un artículo de HBR de 2017 señalaba que los ejecutivos pasan unas 23 horas a la semana en reuniones, frente a las 10 horas de la década de 1960. Otras encuestas y estimaciones son mucho más elevadas. El artículo señala que muchas reuniones no solo hacen perder tiempo, sino que interrumpen el trabajo en profundidad). 

Según Drucker, las reuniones no deberían suponer más de una cuarta parte del tiempo de una organización, y si los directivos dedican más tiempo a ellas, existe un problema estructural:

• Un trabajo está repartido entre demasiadas personas; la responsabilidad no está clara, o la información se comparte con demasiadas personas, en lugar de dirigirse a quienes la necesitan.Shortform Nota breve: las responsabilidades laborales imprecisas no sólo hacen perder tiempo, sino que también provocan estrés en los empleados y merman la productividad).
• La estrategia de la organización puede no estar clara, lo que da lugar a que las personas realicen trabajos que se solapan o que carecen de importancia. 
• Shortform Nota breve: un artículo de Inc. sugiere otras razones para el exceso de reuniones, como que los directivos muestren su dominio, que los equipos retrasen el trabajo o una decisión, o que la gente proteja o intente ampliar su terreno).

Según Drucker, las reuniones deben ser la excepción y no la regla. A veces son necesarias: la gente tiene que cooperar compartiendo conocimientos e información para llevar a cabo una tarea concreta. Pero para evitar perder el tiempo, las reuniones deben tener un propósito y estar bien enfocadas. En su análisis de la práctica nº 3, Drucker sostiene que las reuniones deben centrarse específicamente en mejorar su contribución a la organización.

3. Consolidación y bloqueo temporal

El tercer paso para gestionar su tiempo (después de analizarlo y reducir las pérdidas de tiempo), según Drucker, consiste en aprovechar al máximo el poco tiempo no programado que le queda (su tiempo discrecional para tareas importantes que contribuyen a sign

El otro 75% lo dedicas a cosas que no son necesariamente productivas, pero que tienes que hacer.) Según él, esto suele suponer sólo el 25% de tu tiempo total; el 75% restante lo dedicas a cosas que no son necesariamente productivas, pero que tienes que hacer; por ejemplo, llamar a los clientes.

La forma de aprovechar al máximo este tiempo es consolidarlo en bloques lo más grandes posible. Drucker sostiene que los pequeños incrementos de tiempo son inútiles: no se puede escribir un informe dedicándole 15 minutos al día. Si lo intenta, no llegará a ninguna parte y tendrá que volver a empezar la próxima vez. Pero si consigues cuatro o cinco horas de tiempo ininterrumpido, puedes crear un borrador sólido que luego podrás ir completando en pequeños incrementos de tiempo.

Shortform NotaShortform : aunque el bloqueo del tiempo (también llamado time boxing) se recomienda y practica ampliamente hoy en día, era algo nuevo cuando Drucker escribió sobre ello por primera vez).

Drucker sugiere las siguientes formas de consolidar su tiempo:

• Trabajar en casa un día a la semana y/o trabajar unas horas en casa cada mañana. (NotaShortform : Drucker se adelantó a su tiempo con esta recomendación; en los últimos años, la tecnología ha hecho más factible el trabajo desde casa (WFH), pero los empresarios se resistieron hasta que se convirtió en la norma durante la pandemia de Covid. Entonces, a muchos trabajadores a distancia les resultó difícil mantener la concentración. Los consejos de productividad WFH se hicieron populares, así como técnicas como Pomodoro, que alterna periodos de trabajo con descansos mediante un temporizador).
• Programe las tareas operativas (reuniones, revisiones, etc.) dos días a la semana y reserve las otras tres mañanas para trabajar en proyectos importantes con bloques de 90 minutos para cada tarea. Esto deja tres tardes para las cosas no programadas que vayan surgiendo. Sin embargo, Drucker recomienda no agrupar las tareas menores en un bloque de tiempo, porque esto refuerza la mentalidad de dar prioridad a las cosas menos importantes, y merman el tiempo discrecional; presumiblemente, Drucker delegaría tantas tareas menores como fuera posible, pero no dice qué hacer con el resto.Shortform Nota breve: en cambio, algunos métodos de bloqueo del tiempo sí recomiendan "agrupar" pequeñas tareas, sobre todo similares, en un bloque de tiempo).

---Fin de la vista previa.

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Esto es lo que encontrará en nuestro resumen completo de El ejecutivo eficaz :

• Cómo gestionarse uno mismo antes de poder gestionar a los demás
• Las cinco prácticas que cualquiera puede aprender para ser más eficaz
• Por qué los líderes deben crear desacuerdos a propósito

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