Peter Druckers 3-Schritte-Zeitmanagement-Methode

Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Shortform Buchführer zu "The Effective Executive" von Peter F. Drucker. Shortform hat die weltweit besten Zusammenfassungen und Analysen von Büchern, die Sie lesen sollten.

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Was hat Peter Druker zum Thema Zeitmanagement zu sagen? Wie unterscheidet sich sein Zeitmanagement-Ansatz von den herkömmlichen Methoden?

Peter Druckers Ansatz zum Zeitmanagement besteht aus drei Schritten: 1) Analysieren Sie Ihre Zeit, 2) Streichen Sie Zeitfresser und 3) Blockieren Sie die Zeit. Dieser Ratschlag unterscheidet sich von dem, was andere Zeitmanagementbücher empfehlen, da er mit der Analyse der aktuellen Zeitverwendung beginnt.

Wir werden uns mit jedem dieser Schritte befassen und wie sie auch heute noch angewandt werden.

Ihr Zeitmanagement

Führungskräfte haben von vornherein wenig ungeplante oder freie Zeit, schreibt Drucker, und sie stehen unter dem ständigen Druck, diese Zeit reaktiv zu nutzen und sich um alles zu kümmern, was sich ergibt.

Das Zeitmanagementsystem von Peter Drucker ist in drei Schritte unterteilt, um sich freie Zeit zu verschaffen:

1. Analysieren Sie Ihre Zeit: Verfolgen, analysieren und überwachen Sie regelmäßig, wohin Ihre Zeit geht.
2. Schneiden Sie Zeitfresser ab: Streichen, reduzieren oder delegieren Sie unproduktive Tätigkeiten auf der Grundlage der Ergebnisse Ihrer Analyse.
3. Zeitblock: Organisieren Sie Ihre freie Zeit in Blöcken (90-Minuten-Einheiten oder halbe Tage), in denen Sie an Ihrem Beitrag zur Leistung des Unternehmens arbeiten. 

1. Analysieren Sie Ihre Zeit

Seit der Einführung des wissenschaftlichen Managements im Jahr 1900 zur Optimierung der Fabrikproduktion haben wir die für manuelle Arbeiten aufgewendete Zeit erfasst und verwaltet. Die Identifizierung und Beseitigung von Zeitverschwendung hat die Effizienz gesteigert und die Kosten gesenkt. Drucker vertritt die Ansicht, dass Führungskräfte und Wissensarbeiter ebenfalls die Zeitverschwendung beseitigen sollten, um ihre Effizienz zu steigern und bessere Ergebnisse zu erzielen. 

Peter Druckers Ansatz für das Zeitmanagement beginnt damit, zu analysieren, wie Sie derzeit Ihre Zeit verbringen. Er sagt, es sei wichtig, zu verfolgen und zu verstehen, was man mit seiner Zeit macht, weil:

• Ihr Zeitempfinden ist verzerrt: Im Nachhinein ist Ihre Erinnerung daran, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben, ungenau. Drucker weist darauf hin, dass Untersuchungen gezeigt haben, dass Menschen schlecht darin sind, die Zeit im Auge zu behalten. Wenn sie in einem fensterlosen Raum mit oder ohne Licht isoliert sind, verlieren sie das Zeitgefühl und unterschätzen oder überschätzen, wie viel Zeit verstrichen istShortform AnmerkungShortform : Neuere Forschungen unterstreichen unsere Schwierigkeiten, den Zeitablauf einzuschätzen. Versuchen Sie vier Dinge, um die falsche Zeitwahrnehmung zu bekämpfen: Geben Sie zu, dass Sie ein Wahrnehmungsproblem haben, verfolgen Sie Ihre Zeit, üben Sie, die Zeit einzuschätzen, und akzeptieren Sie, dass Sie Ihre Zeit nicht völlig kontrollieren können).
• Außerdem ist das, womit man seine Zeit verbringen sollte , meist nicht das, womit man seine Zeit verbringt.Shortform Hinweis: In Erste Dinge zuerstempfiehlt Stephen Covey, die Lücke zwischen dem, was uns am wichtigsten ist, und dem, womit wir tatsächlich unsere Zeit verbringen, zu schließen, indem wir lernen, wichtigen Dingen Vorrang vor dringenden Dingen einzuräumen).
• Zeit ist Ihr begrenzender Faktor: Ihre Fähigkeit, etwas zu erreichen - Ihr Output - wird durch Zeit begrenzt, die Ihre knappste Ressource ist. Sie können die Zeit nicht vermehren oder auffüllen - Sie müssen also wissen, wohin sie geht.Shortform Hinweis: In Die 10X-Regelspricht Grant Cardone davon, die Zeit zu vervielfachen", indem man mehr in der zur Verfügung stehenden Zeit tut - z. B. 10 Verkaufsgespräche in 15 Minuten statt in fünf -, aber das ist eine Steigerung der Produktivität/Effizienz, nicht unbedingt der Effektivität).

Druckers Richtlinien für die Zeiterfassung lauten:

• Führen Sie ein Tagebuch, in dem Sie alles festhalten, was Sie tun und wie lange Sie dafür brauchen. Machen Sie dies jeweils drei oder vier Wochen lang, zweimal im Jahr. Die genaue Methode oder das Format, das Sie verwenden, spielt keine Rolle.Shortform Hinweis: Zeiterfassungs-Apps wie RescueTime können nützlich sein, insbesondere um automatisch zu erfassen, was Sie am Bildschirm tun - ein immer größerer Anteil der Arbeitszeit, der unzählige Möglichkeiten zur Ablenkung bietet. Wie dieser Wissensarbeiter, der seine Zeit erfasst hat, werden Sie vielleicht überrascht sein, wie wenig konzentrierte Arbeit Sie leisten).
• Überdenken und überarbeiten Sie Ihren Zeitplan nach jedem erfassten Zeitraum. Viele Menschen fallen nach etwa sechs Monaten wieder in ein Muster der Zeitverschwendung zurück, sagt Drucker, so dass es ständiger Wachsamkeit und Anpassung bedarf, um dieses Abdriften zu verhindern.Shortform AnmerkungShortform : Das Happiness Project empfiehlt, sich täglich Notizen darüber zu machen, was funktioniert hat - was Sie wann und wie erreicht haben -, um Ihre produktivsten Gewohnheiten und Zeiten zu erkennen und zu wiederholen, damit Sie sie zur Routine machen können).

2. Zeitverschwender abbauen 

Nachdem Sie einige Wochen lang Ihre Zeit aufgezeichnet haben, rät Drucker, Ihre zeitraubenden Aktivitäten mit den folgenden Schritten aufzuspüren:

1) Ermitteln und streichen Sie Tätigkeiten, die keine Ergebnisse bringen, einschließlich solcher, die gar nicht erst erledigt werden müssen. Fragen Sie sich bei jedem Punkt auf Ihrer Zeiterfassung, was passieren würde, wenn Sie ihn nicht getan hätten oder ihn in Zukunft nicht tun würden. Wenn die Antwort nichts ist, hören Sie auf, es zu tun. Drucker behauptet, dass die meisten Führungskräfte etwa 25 % ihrer Tätigkeiten streichen könnten, ohne dass es jemand merkt; er nennt Reden, gesellschaftliche Veranstaltungen, Ausschussmitgliedschaften, Verwaltungsratsmandate und Veranstaltungen zum Mittag- oder Abendessen als häufig unnötig. 

2) Bestimmen Sie, welche Tätigkeiten genauso gut oder besser von jemand anderem erledigt werden können, und delegieren Sie sie. Während manche Menschen das Delegieren als faul oder als Ausnutzen eines Untergebenen ansehen, betont Drucker, dass Sie als Führungskraft für Ihren einzigartigen Beitrag zur Leistung des Unternehmens bezahlt werden - und wenn Sie es zulassen, dass Sie davon durch Aufgaben abgelenkt werden, die jemand anderes erledigen kann, untergraben Sie sowohl Ihre eigene Effektivität als auch die des Unternehmens.

3) Ermitteln Sie, auf welche Weise Sie die Zeit anderer (und damit Ihre eigene) verschwenden. Drucker rät, Ihre Mitarbeiter und Kollegen zu fragen, was Sie tun, das ihre Zeit verschwendet (das ihre Effektivität oder ihren Beitrag nicht erhöht). 

Es kann sein, dass Sie etwas tun, das für Sie produktiv ist, aber dennoch die Zeit anderer vergeudet - zum Beispiel, wenn Sie von einem Mitarbeiter verlangen, wöchentliche Daten zu erfassen und einen Bericht zu erstellen, auf den Sie gelegentlich zurückgreifen, der aber für den Mitarbeiter, der ihn erstellt, nicht nützlich ist.

4) Beseitigung von Zeitverlusten, die durch schlechtes Management entstehen. Drucker nennt mehrere Arten von Zeitfressern, die auf schlechtes Management zurückzuführen sind. Sie liegen unter Ihrer Kontrolle und sind daher behebbar:

Vergeudete Zeit aufgrund mangelnder Planung. Ein Beispiel dafür ist die wiederkehrende Krise, z. B. die jährliche Rechnungsprüfung, die plötzlich die volle Aufmerksamkeit aller erfordert, weil sie bis zur letzten Minute aufgeschoben wurde. Eine wiederkehrende Krise im Zusammenhang mit einem regelmäßigen Ereignis kann vorhergesehen und verhindert werden, indem eine Routine geschaffen wird, die die Verwaltungsmitarbeiter bewältigen können.Shortform Hinweis: Management by crisis - nichtdasselbe wie Krisenmanagement - hat viele Nachteile. Der größte ist, dass die Beschäftigung mit dem Löschen von Bränden Sie im Kampf-oder-Flucht-Modus hält und das für die Problemlösung erforderliche übergeordnete Denken blockiert. Außerdem hindert es Sie daran, zukünftige Probleme zu lösen, zu planen oder effektiv zu kommunizieren).

Vergeudete Zeit, die durch falsch verarbeitete Informationen entsteht. Beispiele hierfür sind:

• Die Informationen erreichen nicht die Personen, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Produktionsleiter es versäumt, einen Vertriebsmitarbeiter darüber zu informieren, dass sich die Ausführung eines Auftrags aufgrund von Maschinenproblemen verzögern wird - und der Vertriebsmitarbeiter wird dann von einem Anruf eines verärgerten Kunden überrascht, der sich über die verpasste Lieferfrist aufregt.Shortform Hinweis: Ein Mittel gegen das Problem, dass Informationen nicht zu denjenigen gelangen, die sie benötigen, ist eine unternehmensweite Politik der Transparenz).
• Die Informationen sind nicht in einer nützlichen Form. Manager, die keine brauchbaren Zahlen erhalten, verbringen möglicherweise viel Zeit damit, Zahlen zu verfolgen und ihre eigenen Berichte zu erstellen. (In einem Artikel von Inc. aus dem Jahr 2018 wird geschätzt, dass 73 % der Unternehmensdaten nicht verwendet werden, weil sie nicht in einer brauchbaren Form vorliegen).
• Shortform Hinweis: Ein noch größeres Problem bei der falschen Handhabung von Informationen ist heute, dass sie an die falschen Personen gelangen, und zwar durch Datenpannen. Dadurch wird viel Zeit und Geld verschwendet, um die Probleme zu beheben und Schlupflöcher zu schließen, und natürlich wird der gute Ruf und die Glaubwürdigkeit bei Kunden und Auftraggebern verspielt, für die dies massive Probleme verursachen kann. Häufige Ursachen für Datenschutzverletzungen sind Malware, unsachgemäße Handlungen von Mitarbeitern, einschließlich Diebstahl, und menschliches Versagen).

Vergeudete Zeit durch zu viele Sitzungen. Drucker vertritt die Ansicht, dass eines der schlimmsten Merkmale einer schlechten Organisation darin besteht, dass sie eine übermäßige Anzahl von Besprechungen hervorbringt, die Führungskräfte und andere davon abhält, wichtige Arbeit zu erledigen.Shortform Hinweis: In einem HBR-Artikel aus dem Jahr 2017 wurde festgestellt, dass Führungskräfte etwa 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, während es in den 1960er Jahren noch 10 Stunden waren. Andere Umfragen und Schätzungen liegen weit höher. Der Artikel weist darauf hin, dass viele Besprechungen nicht nur Zeit verschwenden, sondern auch die eigentliche Arbeit unterbrechen). 

Drucker sagt, dass Besprechungen nicht mehr als ein Viertel der Zeit eines Unternehmens in Anspruch nehmen sollten - und wenn Führungskräfte mehr als das in Besprechungen verbringen, gibt es ein strukturelles Problem:

• Eine Aufgabe wird auf zu viele Personen verteilt; die Zuständigkeit ist unklar, oder Informationen werden an zu viele Personen weitergegeben, anstatt sie gezielt an diejenigen weiterzugeben, die sie benötigen.Shortform Hinweis: Unklare Zuständigkeiten verschwenden nicht nur Zeit, sondern verursachen auch Stress bei den Mitarbeitern und beeinträchtigen die Produktivität).
• Die Strategie der Organisation kann unklar sein, was dazu führt, dass Mitarbeiter sich überschneidende oder unwichtige Arbeiten erledigen. 
• Shortform Hinweis: In einem Artikel von Inc. werden weitere Gründe für exzessive Besprechungen genannt, z. B. die Dominanz von Managern, die Verzögerung der Arbeit oder einer Entscheidung durch Teams oder der Versuch, das eigene Revier zu schützen oder zu erweitern).

Drucker sagt, dass Meetings eher die Ausnahme als die Regel sein sollten. Sie sind manchmal notwendig - Menschen müssen zusammenarbeiten, indem sie Wissen und Informationen austauschen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Um jedoch Zeitverschwendung zu vermeiden, sollten Besprechungen zielgerichtet und fokussiert sein. In seiner Erörterung von Praxis Nr. 3 argumentiert Drucker, dass Ihre Besprechungen speziell darauf ausgerichtet sein sollten, Ihren Beitrag zur Organisation zu verbessern; wir werden dies später im Detail besprechen.

3. Konsolidieren und Zeitblock

Der dritte Schritt zur Verwaltung Ihrer Zeit (nach der Analyse und dem Abbau von Zeitfressern) besteht laut Drucker darin, das Beste aus der wenigen nicht eingeplanten Zeit zu machen, die Ihnen noch bleibt (Ihre Ermessenszeit für wichtige Aufgaben, die dazu beitragen

fisch zur Leistung Ihres Unternehmens beitragen). Er sagt, dass dies in der Regel nur 25 % Ihrer Gesamtzeit ausmacht - die anderen 75 % verbringen Sie mit Dingen, die nicht unbedingt produktiv sind, aber Sie müssen sie tun, z. B. Kundenanrufe tätigen.

Diese Zeit lässt sich am besten nutzen, indem man sie in möglichst großen Blöcken zusammenfasst. Drucker behauptet, dass kleine Zeitabschnitte nutzlos sind - man kann keinen Bericht schreiben, wenn man täglich 15 Minuten dafür aufwendet. Wenn Sie es versuchen, werden Sie nicht weiterkommen und müssen beim nächsten Mal wieder von vorne anfangen. Wenn Sie jedoch vier oder fünf Stunden ununterbrochen Zeit haben, können Sie einen soliden Entwurf erstellen, den Sie später in kleineren Zeitabschnitten weiter ausarbeiten können.

Shortform AnmerkungShortform : Während Time Blocking (auch Time Boxing genannt) heute weithin empfohlen und praktiziert wird, war es neu, als Drucker zum ersten Mal darüber schrieb).

Drucker schlägt folgende Möglichkeiten zur Konsolidierung Ihrer Zeit vor:

• Arbeiten Sie einen Tag pro Woche zu Hause und/oder arbeiten Sie jeden Morgen ein paar Stunden zu Hause.Shortform Hinweis: Drucker war mit dieser Empfehlung seiner Zeit voraus; in den letzten Jahren hat die Technologie das Arbeiten von zu Hause aus (WFH) leichter möglich gemacht, aber die Arbeitgeber haben sich dagegen gesträubt, bis es während der Covid-Pandemie zur Norm wurde. Damals fiel es vielen Fernarbeitern schwer, konzentriert zu bleiben. WFH-Produktivitätstipps wurden populär, ebenso wie Techniken wie das Pomodoro-Verfahren, bei dem sich Arbeitszeiten und Pausen mit Hilfe eines Timers abwechseln).
• Planen Sie an zwei Tagen in der Woche operative Aufgaben (Besprechungen, Überprüfungen usw.) ein, die anderen drei Vormittage sollten Sie für die Arbeit an größeren Projekten reservieren, wobei für jede Aufgabe ein 90-Minuten-Block vorgesehen ist. So bleiben drei Nachmittage für die nicht eingeplanten Dinge, die anfallen. Drucker rät jedoch davon ab, kleinere Aufgaben in einem Zeitblock zusammenzufassen, da dies die Einstellung verstärkt, weniger wichtigen Dingen Vorrang einzuräumen, und diese die verfügbare Zeit anknabbern; vermutlich würde Drucker so viele kleinere Aufgaben wie möglich delegieren, aber er sagt nicht, was mit dem Rest zu tun ist.Shortform Hinweis: Im Gegensatz dazu empfehlen einige Zeitblockierungsmethoden, kleine Aufgaben, insbesondere ähnliche, in einem Zeitblock zusammenzufassen).

---Ende der Vorschau---

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Das finden Sie in unserer vollständigen Zusammenfassung "Die effektive Führungskraft :

• Wie Sie sich selbst managen, bevor Sie andere managen können
• Die fünf Praktiken, die jeder lernen kann, um effektiver zu sein
• Warum Führungskräfte absichtlich Meinungsverschiedenheiten schaffen sollten

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